Kassenmeldepflicht 2025 – was Unternehmen unbedingt wissen sollten

Die Einführung der Kassenmeldepflicht ab 2025 bringt eine Reihe an Veränderungen für den Einzelhandel, Gastronomie und andere Betriebe mit sich. In diesem Blogbeitrag gehen wir darauf ein, was hinter der Vorschrift steckt, wen sie betrifft und was Sie dabei beachten müssen. Lassen Sie sich informieren und seien Sie genau vorbereitet.

Was ist die Kassenmeldepflicht?

Seit dem 01. Januar 2025 gilt bundesweit die Kassenmeldepflicht. Das heißt, dass alle elektronischen Kassensysteme und Registrierkassen dem Finanzamt gemeldet werden müssen. Hintergrund dieser Verordnung ist die Digitalisierung der Steueraufsicht und bessere Steuerkontrolle. So soll Steuerhinterziehung bekämpft werden, indem Kassenvorgänge transparent und nachvollziehbar dokumentiert und leichter vom Finanzamt systematisch erfasst und geprüft werden können.

Gesetzlicher Hintergrund der Kassenmeldepflicht

Die gesetzliche Grundlage der Kassenmeldepflicht ist § 146a Abs. 4 der Abgabenordnung (AO) als Teil des Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen. Diese Regelung sollte eigentlich bereits ab 2020 gelten, wurde jedoch aufgrund fehlender Verfahren zur Umsetzung immer wieder verschoben – bis sie nun 2025 tatsächlich in Kraft trat. Der Paragraf regelt auch, dass elektronische Kassensysteme zwingend mit einer technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein müssen. Die Nichteinhaltung der Kassenmeldepflicht ist eine Ordnungswidrigkeit und wird mit der Zahlung eines Bußgelds bestraft. Dabei richtet sich die Höhe des Bußgelds nach der Schwere des Verstoßes.

Zeitplan und Fristen zur Kassenmeldepflicht

Für die Kassenmeldepflicht beim Finanzamt gibt es folgende Fristen, die zu berücksichtigen sind:

• Kassensysteme, die vor dem 01.07.2025 angeschafft wurden, müssen spätestens bis zum 31.07.2025 gemeldet sein.
• Kassensysteme, die nach dem 01.07.2025 angeschafft werden, müssen innerhalb eines Monats gemeldet werden.

Auch hinsichtlich der Abmeldung von Kassensystemen gibt es Regelungen:

• Kassensysteme, die ab dem 01.07. nicht mehr eingesetzt werden, müssen innerhalb eines Monats abgemeldet werden.
• Kassensysteme, die vor dem 01.07.2025 nicht mehr eingesetzt werden, müssen nur dann abgemeldet werden, wenn sie zuvor gemeldet waren.

Wer ist von der Kassenmeldepflicht betroffen?

Die Kassenmeldepflicht gilt grundsätzlich für alle Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen verkaufen und elektronische bzw. computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen verwenden. Dazu zählen alle elektronischen Aufzeichnungssysteme, die Zahlungsvorgänge erfassen und abwickeln. Darunter fallen auch Wegstreckenzähler und Taxameter. Klassische Barkassen ohne elektronische Aufzeichnungsfunktion, die rein mechanisch funktionieren, sind dementsprechend von der Regelung ausgenommen. Diese Systeme sind natürlich trotzdem aufzeichnungspflichtig.

Was muss gemeldet werden?

Bei der Kassenmeldepflicht müssen dem Bundesfinanzministerium folgende Daten übermittelt werden:

• Name des Steuerpflichtigen
• Steuernummer der Steuerpflichtigen
• Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, Zertifizierungs-ID, Seriennummer
• Art, Seriennummer und Anzahl der elektronischen Aufzeichnungssysteme
• Datum der Anschaffung
• Datum der Außerbetriebnahme
• Bei Wegstreckenzählern/Taxametern: Kfz-Kennzeichen des Fahrzeugs

Wie melde ich meine Kassensysteme an?

Die Anmeldung der Kassensysteme erfolgt ausschließlich digital. Sie benötigen ein ELSTER-Zertifikat und können Ihre Kassen unkompliziert über das ELSTER-Portal anmelden. Sie haben entweder die Möglichkeit, die geforderten Informationen in einem Formular einzugeben, eine XML-Datei mit den Daten hochzuladen oder die ERiC-Schnittstelle direkt in Ihre Systeme zu integrieren, damit eine Datenübertragung an das Finanzamt stattfindet.

So bereiten Sie sich optimal auf die Kassenmeldepflicht vor

1. Prüfen Sie zunächst, ob Sie von der Kassenmeldepflicht betroffen sind. Verwenden Sie elektronische Kassensysteme mit technischer Sicherheitseinrichtung oder sind nur mechanische Kassen im Einsatz?
2. Erfassen Sie alle Kassensysteme, die Sie dem Finanzamt melden müssen. Erstellen Sie etwa eine Übersicht mit allen Kassen und tragen Sie die Informationen zusammen, die dem BMF übermittelt werden müssen.
3. Informieren Sie sich bei Ihrem Kassenhersteller oder Softwareanbieter, ob das Kassensystem die Integration der ERiC-Schnittstelle unterstützt. Führen Sie gegebenenfalls Softwareupdates durch und implementieren Sie die Schnittstelle. Hinweis: Dieser Schritt ist nicht zwingend notwendig, macht den Meldeprozess allerdings effizienter.
4. Stellen Sie den Zugang zum ELSTER-Portal sicher. Ist das ELSTER-Zertifikat bereits vorhanden und gültig?
5. Bereiten Sie die Meldung der Kassensysteme sorgfältig vor. Klären Sie, wer zuständig für die Anmeldung ist, setzen Sie Fristen und überprüfen Sie, ob alle benötigten Informationen vorliegen bzw. die ERiC-Schnittstelle eingerichtet ist.
6. Melden Sie alle Kassensysteme rechtzeitig an.

Moderne Kassensysteme von Gebert Systems

Viele Betriebe sind von der Kassenmeldepflicht betroffen und müssen Ihre Kassensysteme beim BMF anmelden. Wer richtig vorbereitet ist und frühzeitig handelt, spart sich Stress und unnötige Bußgelder bei Missachtung. Unsere Kassensysteme sind, wie vorgeschrieben, mit technischer Sicherheitseinheit ausgestattet und erfüllen alle sonstigen gesetzlichen Anforderungen. Wir bieten eine breite Auswahl an hochwertigen Touchkassensystemen, Computerkassen und branchenspezifischen Kassensystemen auf neustem Stand für Ihren Betrieb an. Wenn Sie weiterhin offene Fragen haben oder sich unsicher hinsichtlich der gesetzeskonformen Inbetriebnahme sind, können Sie sich von unseren Experten individuell beraten lassen. Nehmen Sie jetzt Kontakt auf!