Häufig gestellte Fragen / erste Hilfe

Gibt es eine Kassenpflicht in Deutschland?

Grundsätzlich besteht in Deutschland keine spezifische Registrierkassenpflicht. Dennoch sind Sie verpflichtet, sämtliche Bartransaktionen aufzuzeichnen. Oft wird dies fälschlicherweise mit einer Verpflichtung zur Verwendung von Registrierkassen gleichgesetzt. Sie haben jedoch die Freiheit, weiterhin eine offene Ladenkasse zu verwenden. Wir empfehlen jedoch den Einsatz einer Registrierkasse mit TSE, da diese nicht nur Zeit spart und die Arbeit erleichtert, sondern auch das Risiko einer Beanstandung bei einer Prüfung deutlich senkt.

Was bedeutet artikelgenauer Verkauf?

Die digitale Grundaufzeichnung einer Kasse muss so gestaltet sein, dass jeder spezifische Artikel oder Dienstleistung klar erfasst wird. Eine Zusammenfassung zu Warengruppen ist nur dann erlaubt, wenn es sich um Waren handelt, die in ihrer Art identisch sind, den gleichen Verkaufspreis haben und die Menge deutlich erkennbar ist. Bedauerlicherweise bleibt die Interpretation dessen, was als „Art nach gleicher Ware“ betrachtet wird, oft Auslegungssache, und es gibt keine eindeutige und verbindliche Antwort darauf.

Gibt es eine Kassenmeldepflicht?

Ja, ab dem 1.1.2025 müssen alle Kassen (mit einer Übergangsfrist bis Juli. 2025) beim Finanzamt gemeldet werden.

Kann Gebert Systems die Kassenmeldung für mich übernehmen?

Leider können und dürfen wir die Kassemeldung für Sie nicht übernehmen. Es ist rechtlich festgelegt das dies nur der Kassenbesitzer bzw. der Steuerberater des Kassenbesitzers darf.

Kann Gebert Systems uns bei der Kassenmeldung unterstützen?

Selbstverständlich können wir Sie, soweit uns die Informationen vorliegen bzw. wir diese einholen können, unterstützen und Ihnen die notwendigen Informationen aufbereitet zur Verfügung stellen. Weiterhin können Sie bei uns eine angepasste Ausfüllhilfe für die Kassenmeldung anfordern.

Es wird ein leerer Bon gedruckt.

Thermobonrollen sind einseitig beschichtet. Die häufigste Ursache für das Drucken eines leeren Bons durch die Kasse ist, dass die Bonrolle verkehrt herum eingelegt wurde.

Es wird kein Bon gedruckt.

Bitte schauen Sie ob der Bondrucker eingeschaltet ist (bei externen Bondruckern).

Die Geldlade öffnet nicht.

Um die Geldlade zu öffnen, muss bei Kassen mit externen Bondruckern der Drucker eingeschaltet sein.

Wo finde ich bei meiner TSE die Laufzeit?

• Quorion-Kassen: Die Laufzeit der eingesetzten TSE wird üblicherweise auf jedem Tagesbericht gedruckt.
• LaCash-Kassen: „Programm“ → “Meldeverfahren §146 AO“ →“Reiter TSE“
• Combase-Korona-Kassen: Im Korona-Dashboard unter „Verkauf → Verkaufspunkte → Mehr → Fiskaleinheiten“
• Wichtiger Hinweis: Bei älteren Kassensystemen können sich die TSE-Daten möglicherweise an einer anderen Stelle befinden. In diesem Fall können Sie die TSE-Daten mit der kostenlos im App-Store erhältlichen Fiskalcheck-App aus dem QR-Code Ihres Kassenbons auslesen. Gern stehen wir Ihnen diesbezüglich zur Verfügung.

Die Rezepturwaage zeigt die Fehlermeldung „index out of date“.

Bitte merken Sie sich den Namen der Datenbank „Journal“, „Rezepturen“, „Bediener“ oder ähnliches. Gehen Sie anschließend in den Mangermode und drücken dort die Überschrift „Managermode“ – es erscheint nun das Servicecenter. Hier drücken Sie die Taste „saubere Datenbank einspielen“, wählen oben den gemerkten Datenbanknamen aus und bestätigen Sie dies. Bitte beachten Sie das Ihre Daten dann mit der Datensicherung überschrieben werden. Wenn Sie zum Beispiel gesetzlich verpflichtet sind das Wiegejournal zu archivieren oder dies selber benötigen, rufen Sie uns bitte an und spielen die Daten nicht selbst ein.

Die Rezepturwaage zeigt keine Gewichte an sondern nur Striche.

Bitte schauen Sie ob die Waagenplattform (bzw. die Anzeige der Waagenplattform) eingeschaltet ist und das Kabel mit dem Touchpanel verbunden ist.

Was kann die aktuelle Rezepturwaagenversion?

Den Leistungungsumfang der einzelnen Updates können Sie in unserer Updateliste einsehen.

Die Etikettierwaage bringt einen Vorschubfehler.

Die Waage erkennt nicht mehr wo ein neues Etikett anfängt.

Eine Möglichkeit ist das die Etiketten nicht durch den Fotosensor laufen: Sie können schauen ob die Etiketten ganz links eingelegt sind und der Etikettenführhebel auch am Etikett ist und nicht zu viel Spiel hat.

Die zweite Möglichkeit ist das der Fotosensor verschmutzt ist. Sie können diesen mit Fensterreiniger und einen fusselfreien Tuch versuchen zu reinigen.

Die Etikettierwaage druckt keine Etiketten mehr.

Bitte schauen Sie ob die Anzeige der Waage wie gewohnt aussieht. Wenn hier zum Beispiel „PLU eingeben“ anstatt „Vorverpackung“ steht, hat jemand den Modus umgestellt. Um wieder in die Vorverpackung zu kommen drücken Sie bitte die Taste „C“, dann die Taste „0“ so oft bis „Vorverpackung“ in der Anzeige steht und bestätigen Sie dies mit Enter.

Ein Kassensystem ist das Herzstück Ihres Geschäfts. Daher empfiehlt es sich, den Kauf nicht bei einem anonymen Online-Shop, sondern bei einem regionalen Fachhändler zu tätigen. Der große Vorteil liegt in der persönlichen Betreuung: Ein Ansprechpartner vor Ort analysiert Ihre genauen Abläufe und empfiehlt ein System, das wirklich zu Ihnen passt. Zudem übernimmt ein regionaler Partner die fachgerechte Vor-Ort-Installation und ist bei Hardwaredefekten oder Softwareproblemen schnell in Ihrem Betrieb. Diese Nähe garantiert nicht nur eine reibungslose Inbetriebnahme, sondern schützt Sie langfristig vor teuren Ausfallzeiten.

Die vollständige Einrichtung und Installation eines modernen Kassensystems sollte immer von einem erfahrenen Techniker des Händlers übernommen werden. Dies beinhaltet weitaus mehr als das Anschließen von Kabeln: Die Kassensoftware wird exakt auf Ihre Abläufe programmiert, Artikel und Preise werden angelegt und die gesetzlich vorgeschriebene TSE wird vorschriftsmäßig aktiviert. Anschließend erfolgt direkt an der Kasse eine praxisnahe Schulung für Sie und Ihr gesamtes Team. Dabei lernen Sie das tägliche Kassieren, Stornierungen und Tagesabschlüsse. Durch diese professionelle Übergabe können Sie sofort stressfrei starten, Bedienfehler werden minimiert und Ihr System arbeitet von Beginn an finanzamtkonform.

Ja, regional agierende Fachhändler legen in der Regel großen Wert auf eine persönliche Betreuung und stellen Ihnen einen festen Ansprechpartner zur Seite. Dieser kennt Ihr Unternehmen, Ihre speziellen Arbeitsabläufe und die individuelle Konfiguration Ihres Systems genau. Im Gegensatz zu vielen großen Cloud-Anbietern, bei denen Sie im Problemfall oft in langen Warteschleifen landen und mit ständig wechselnden Callcenter-Mitarbeitern sprechen müssen, sorgt ein fester Betreuer für deutlich effizientere Lösungen. Sie müssen Ihr Anliegen nicht bei jedem Anruf neu erklären, was im hektischen Geschäftsalltag enorm viel Zeit und Nerven spart.

Die ideale Kassensoftware hängt vollständig von Ihrer Branche und Ihren spezifischen Anforderungen ab. Es gibt nicht die eine Standardsoftware, sondern nur die Lösung, die perfekt auf Ihre Abläufe zugeschnitten ist. Besonders bewährt haben sich moderne Touch-Kassensysteme, die intuitiv wie ein Smartphone bedient werden. Eine klare, übersichtliche Oberfläche und logisch aufgebaute Menüs sorgen dafür, dass die Bedienung auch für neue Mitarbeiter ohne lange Einarbeitungszeit verständlich ist. Wenn die Software im Vorfeld von einem Experten genau auf Ihr Sortiment und Ihre Prozesse programmiert wurde, garantiert dies ein fehlerfreies, zügiges und absolut komfortables Arbeiten ab dem ersten Tag.

In der Gastronomie muss ein Kassensystem komplexe Abläufe von der Bestellung über die Küchensteuerung bis hin zur Abrechnung fehlerfrei steuern. Für ein kleines Café reicht oft ein kompaktes Touch-System mit übersichtlicher Tischverwaltung, Funkbonierung und Funktionen für das Rechnungssplitting. In größeren Restaurants werden stationäre Kassen an der Theke häufig mit mehreren mobilen Kellnergeräten oder digitalen Self-Ordering-Optionen kombiniert, um Laufwege zu minimieren und den Service zu beschleunigen. Da in Stoßzeiten jede Sekunde zählt, muss das System extrem schnell, ausfallsicher und flexibel anpassbar sein. Auch die korrekte Handhabung unterschiedlicher Mehrwertsteuersätze für den Verzehr vor Ort oder das To-go-Geschäft ist hier absolut essenziell.

Im Einzelhandel ist ein modernes Kassensystem mit einer integrierten Warenwirtschaft die optimale Wahl. Es reicht nicht mehr aus, nur Beträge zu kassieren; das System muss Artikel, Preise und Lagerbestände zuverlässig verwalten. Wichtige Funktionen sind eine reibungslose Barcode-Scanner-Anbindung, Tools zur Bestandsführung sowie die Erstellung von digitalen, papierlosen Kassenbons. Auch Rabattaktionen und Kundenbindungsprogramme lassen sich so ideal steuern. Für Bäckereien gelten ähnliche Anforderungen an die Schnelligkeit, jedoch ergänzt durch spezielle Funktionen wie Schnellwahltasten, die Integration einer Waage für den Verkauf nach Gewicht und die nahtlose Kombination aus klassischem Backwarenverkauf und Cafébetrieb.

Ein Friseursalon oder Dienstleistungsbetrieb stellt völlig andere Anforderungen an eine Kasse als der klassische Einzelhandel. Hier benötigen Sie ein Kassensystem, das den gesamten Salonalltag organisiert. Neben dem reinen Kassiervorgang sind Funktionen wie eine digitale Kundenkartei zur Speicherung von Behandlungsnotizen, ein integriertes System zur effizienten Terminverwaltung und umfangreiche Mitarbeiterauswertungen für die Lohnabrechnung unverzichtbar. Wenn Sie Kundenverwaltung, Terminierung und Abrechnung in einem einzigen Gerät bündeln, sparen Sie enorm viel administrative Zeit. Zudem erleichtern moderne Systeme die Buchhaltung deutlich durch direkte Export-Schnittstellen zum Steuerberater, beispielsweise über DATEV.

Kleine Unternehmen und Existenzgründer benötigen ein Kassensystem, das einfach zu bedienen, gesetzeskonform und in der Anschaffung bezahlbar ist. Wichtig ist, dass die Kasse nicht mit unnötigen und teuren Funktionen überladen ist, aber alle wichtigen Kernaufgaben wie Artikelverwaltung, Kartenzahlung und die gesetzliche TSE-Sicherung souverän beherrscht. Oft reicht für den Einstieg ein kompaktes All-in-One-Touchsystem völlig aus. Ein entscheidender Faktor bei der Auswahl ist jedoch die Skalierbarkeit: Das System sollte so flexibel sein, dass es mit dem Unternehmen mitwachsen und bei künftigem Bedarf problemlos um neue Funktionen wie Bestandsführung oder eine Filialanbindung erweitert werden kann.

Die Kosten variieren je nach Branche, Unternehmensgröße und gewünschtem Funktionsumfang meist zwischen 500 € und 5.000 € im ersten Jahr. Eine einfache Registrierkasse für einen kleinen Betrieb oder Imbiss startet oft bei 1.200 € bis 2.000 €. Ein Standard-Touchsystem, das beispielsweise bei Friseuren oder im Einzelhandel für die Artikel- und Terminverwaltung genutzt wird, liegt meist zwischen 2.500 € und 3.500 €. Komplexe Gastronomie-Systeme mit mehreren mobilen Bestellgeräten, Küchendruckern und digitaler Tischverwaltung können schnell 3.000 € bis 5.000 € oder mehr kosten. Der Preis setzt sich dabei aus der Hardware, der Softwarelizenz sowie den Dienstleistungen für Einrichtung und Schulung zusammen. Eine individuelle Bedarfsanalyse hilft, das Budget optimal einzusetzen.

Ja, es gibt Kassenmodelle ohne monatliche Gebühren oder Zwangsabos, bei denen Sie die Hard- und Software einmalig kaufen. Diese Systeme sind dauerhaft nutzbar. Allerdings sollten Sie genau auf versteckte Kosten achten: „Ohne monatliche Kosten“ bedeutet oft, dass laufender Support, telefonische Hilfe oder zwingend notwendige Software-Updates für gesetzliche Änderungen teuer extra bezahlt werden müssen. Zudem schränken manche Anbieter Funktionen bewusst ein, sodass Sie für kleinste Anpassungen zur Kasse gebeten werden. Die fairste Lösung ist oft ein System ohne Vertragsbindung, bei dem Sie im Bedarfsfall jederzeit auf professionellen Support zurückgreifen können, diesen aber völlig transparent und nur nach tatsächlichem Aufwand bezahlen.

Für die Anschaffung stehen Ihnen klassischerweise der Direktkauf, die Miete oder das Leasing zur Verfügung. Der Kauf ist langfristig betrachtet meist die günstigste Variante und eignet sich für Betriebe mit ausreichender Liquidität. Die Miete hingegen ist besonders bei Existenzgründern beliebt: Sie schont die eigenen finanziellen Mittel, verursacht keine hohen Anfangskosten und bietet durch feste Raten eine hohe Planungssicherheit. Zudem sind Mietkosten steuerlich oft voll als Betriebsausgabe absetzbar. Leasing funktioniert ähnlich, ist durch die Einbindung von Banken jedoch häufig etwas starrer. Viele gute Fachhändler bieten mittlerweile flexible Mietmodelle an, bei denen die Kasse später unter Anrechnung der bereits gezahlten Mieten übernommen werden kann.

Für elektronische Kassensysteme gelten in Deutschland sehr strenge Vorschriften, deren Einhaltung essenziell ist. Die wichtigsten Grundlagen bilden die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) und die GoBD. Diese schreiben vor, dass alle Einnahmen lückenlos, manipulationssicher und nachvollziehbar erfasst werden müssen. Jede elektronische Kasse muss zwingend mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Zudem gilt eine Belegausgabepflicht, das heißt, jedem Kunden muss ein Kassenbon (auf Papier oder digital) angeboten werden. Bei einer Betriebsprüfung müssen die Daten außerdem in einem standardisierten digitalen Format (DSFinV-K) exportiert werden können. Zuletzt besteht eine Meldepflicht der Systeme beim zuständigen Finanzamt.

TSE steht für „Technische Sicherheitseinrichtung“. Es handelt sich um ein gesetzlich vorgeschriebenes Sicherheitsmodul, das jeden einzelnen Kassenvorgang – wie Verkäufe oder Stornierungen – digital signiert, verschlüsselt speichert und vor nachträglichen Änderungen schützt. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen ein elektronisches Kassensystem nutzen, ist die Integration einer TSE in Deutschland absolut verpflichtend, unabhängig von Ihrer Branche. Die einzige Ausnahme bildet die Nutzung einer offenen Ladenkasse (Geldkassette) mit einem komplett handschriftlich geführten Kassenbuch. Da dies im modernen Geschäftsalltag jedoch extrem fehleranfällig und unpraktisch ist, gilt eine moderne Kasse mit TSE heute als unverzichtbarer Standard für Rechtssicherheit.

Die korrekte Sicherung Ihrer Kassendaten ist essenziell, um die Vorgaben der GoBD zu erfüllen. Kassendaten müssen vollständig, unveränderbar, jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar für volle zehn Jahre gespeichert werden. Die Basis hierfür bildet die vorgeschriebene TSE, die alle Vorgänge vor Manipulationen schützt. Zusätzlich müssen Sie jedoch zwingend regelmäßige externe Backups anlegen, beispielsweise auf einem USB-Stick, einem lokalen Server oder in einer geschützten Cloud. So bewahren Sie Ihre Daten vor Verlusten durch Hardwaredefekte oder Stromausfälle. Ebenso verpflichtend ist eine sogenannte Verfahrensdokumentation, die dem Finanzamt detailliert nachweist, wie Ihr System eingerichtet ist und wie die Datensicherung exakt abläuft.

Eine Kassenprüfung (Kassennachschau) durch das Finanzamt erfolgt in der Regel unangekündigt während der normalen Geschäftszeiten. Der Prüfer kontrolliert vor Ort, ob Ihre Hard- und Software den Gesetzen entspricht. Dazu gehört die Überprüfung der TSE, ein möglicher Kassensturz zum Abgleich des Bargeldbestands sowie die Kontrolle des digitalen Datenexports und der Verfahrensdokumentation. Werden bei dieser Prüfung Verstöße festgestellt – etwa eine fehlende TSE oder unvollständige, nachträglich veränderbare Aufzeichnungen –, drohen ernsthafte Konsequenzen. Das Finanzamt kann Bußgelder von bis zu 25.000 Euro verhängen. Noch gravierender sind oft hohe Hinzuschätzungen des Umsatzes und daraus resultierende, existenzbedrohende Steuernachzahlungen.

Ein guter Support-Prozess verläuft in mehreren effizienten Stufen, damit Ihr Betrieb bei einem Ausfall schnellstmöglich wieder läuft. Nach der Kontaktaufnahme wird das Problem priorisiert. Sehr viele Software- oder Einstellungsfehler lassen sich heutzutage innerhalb weniger Minuten direkt über das Telefon oder per Fernwartung (Remote-Zugriff auf Ihre Kasse) lösen. Sollte ein schwerwiegendes Hardware-Problem vorliegen, organisiert ein professioneller Servicepartner zügig einen Vor-Ort-Termin eines Technikers. Bei längeren Reparaturen wird Ihnen oft unkompliziert ein Notfall-Leihgerät zur Verfügung gestellt. So ist sichergestellt, dass Ausfallzeiten und die damit verbundenen Umsatzverluste für Ihr Unternehmen auf ein absolutes Minimum reduziert werden.

Ein Kassensystem ist eine Investition für viele Jahre und entwickelt sich stetig mit Ihrem Unternehmen weiter. Daher ist eine langfristige und verlässliche Betreuung durch den Fachhändler essenziell. Ein guter Servicepartner übernimmt nicht nur den einmaligen Verkauf, sondern kümmert sich proaktiv um die Einspielung wichtiger Software-Updates und die Umsetzung neuer gesetzlicher Vorgaben. Wenn Ihr Betrieb wächst, neue Artikel hinzukommen oder sich Arbeitsabläufe ändern, unterstützt Sie der Support bei der flexiblen Anpassung des Systems. Durch diese dauerhafte Begleitung bleibt Ihr Kassensystem stets auf dem neuesten Stand der Technik, arbeitet gesetzeskonform und ist optimal vor unerwarteten Ausfällen geschützt.