Ausfall des Kassensystems: Notfallplan für Händler

Egal, ob im Einzelhandel, Großhandel, in der Gastronomie oder in kleinen stationären Geschäften – der Großteil der Geschäfte nutzt ein Kassensystem. Doch was passiert, wenn das Kassensystem ausfällt oder versagt? Wie sollen die Zahlungen entgegengenommen werden? Wie werden die Belege ausgestellt? Die meisten Händler unterschätzen dieses Risiko eines Ausfalls und sind nicht darauf vorbereitet, wodurch sie Umsatzeinbrüche erleiden. Dabei ist ein Kassenausfall nicht nur für die Händler ärgerlich, sondern auch für die Kunden. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, welche Ursachen ein Ausfall des Kassensystems haben kann und wie Ihr Notfallplan in einem solchen Fall aussehen sollte.

Funktionsweise moderner Kassensysteme

Obwohl für viele die Kassensysteme im Handel alltäglich erscheinen, sind sie im Hintergrund doch deutlich komplexer. Die meisten Kassen verfügen über eine interne Vernetzung mit der IT-Struktur der Händler und kommunizieren mit zahlreichen Waren- und Zahlungssystemen. Dabei sollte beachtet werden, dass zwischen zwei Kassensystemen unterschieden werden kann: der Online- und der Offline-Kasse. Das Online-Kassensystem verfügt über eine ständige Verbindung mit dem Internet. Offline-Systeme dagegen benötigen keine ständige Verbindung zum Internet und können daher auch in Geschäften und Regionen mit einer schlechten Internetinfrastruktur eingesetzt werden.

Fällt das Kassensystem nun aus, kann es zu Umsatzeinbrüchen kommen. Dies ist für alle Händler ein Problem, weshalb jeder über einen Notfallplan verfügen sollte.

Ausfälle von Kassensystemen und damit verbundene Ursachen

Jedes Kassensystem kann von einem Ausfall betroffen sein. Dabei gibt es verschiedene Ursachen, die zu einem Ausfall führen können. Technische Ursachen stehen hier weit vorn. Dazu zählen Ausfälle durch eine defekte Hardware, Softwarefehler, Softwareabstürze, Softwareupdates, Fehlermeldungen oder wenn das Payment-Terminal nicht funktioniert. Aber auch Cyberangriffe auf ein Online-Kassensystem zählen dazu. Eine weitere Ursache ist die fehlende Stromversorgung durch einen Stromausfall oder eine Überhitzung des Gerätes. Hinzu kommen noch Umwelteinflüsse, wie Schmutz, Staub oder auch Nässe, die Schäden an den Einzelteilen des Kassensystems verursachen können. Eine weitere Ursache kann in der Netzwerkversorgung liegen. Dazu zählen Ausfälle, die durch einen Internetausfall oder eine Funkstörung verursacht wurden, oder auch ein Ausfall der TSE (technische Sicherheitseinrichtung). Des Weiteren kommen auch Anwenderfehler als Ursache infrage.

Im Allgemeinen lassen sich die Ausfälle aber in zwei Kategorien unterteilen: einen Teilausfall und einen Komplettausfall. Bei einem teilweisen Ausfall des Systems könnte die Möglichkeit bestehen, dass dieses weiterhin nutzbar bleibt, während bei einem Komplettausfall die Kasse abgeschaltet werden muss.

Maßnahmen im Vorfeld eines Ausfalls

Viele Händler unterschätzen das Risiko eines Ausfalls des Kassensystems und den damit einhergehenden, potenziellen Umsatzverlust. Es gibt einige Maßnahmen, die getroffen werden können, um auf genau diese Situation vorbereitet zu sein. Die wichtigste Maßnahme ist die Schulung der Mitarbeiter, damit diese genau wissen, was sie zu tun haben, sollte das System ausfallen. Zudem sollten einige Arbeitsmaterialien vorbereitet werden, die sowohl für einen Teilausfall als auch für einen Komplettausfall wichtig sind. Zu diesen Materialien gehören:

• Ein Kassenbuch, damit im Notfall alle wichtigen Informationen und Käufe dokumentiert werden können.
• Ein Bonbuch mit zwei Durchschlägen, sodass ein Durchschlag an den Kunden gegeben werden kann, während der andere ins Kassenbuch gelegt werden kann.
• Guest-Checks mit Durchschlag, um dem Kunden eine genaue Übersicht seiner Käufe als vorläufige Rechnung mitgeben zu können.
• Eine ausgedruckte Preisliste mit den Artikelnummern und weiteren Informationen.
• Ein oder mehrere Taschenrechner.
• Tacker, Stifte und Papier.
• Eine Liste aller notwendigen Angaben wie Telefonnummern, Genehmigungsservice, Vertragspartnernummer etc. – so kann der Ausfall korrekt gemeldet werden.
• Eine Bedienungsanleitung für die Kasse, damit diese wieder korrekt in Betrieb genommen werden kann, sobald sie repariert wurde.
• Falls vorhanden, die Telefonnummer Ihres Kassenservices.
• Eine Notfallkasse, um das Geld zu verwahren oder um eine Ausweichmöglichkeit zu besitzen.

Zudem ist es ratsam, sowohl für Ihre Mitarbeiter als auch für Ihre Kunden eine laminierte Kurzform des Vorgehens bereitzulegen.

Schritte, um beim Kassenausfall weiterarbeiten zu können

Um einen reibungslosen Ablauf beim Ausfall Ihrer Kasse vorauszusetzen, sind hier einige Schritte aufgeführt, was Sie zu tun haben, um weiterhin arbeiten zu können.

Schritt 1: Feststellen, um welche Ausfallart es sich handelt

Im ersten Schritt muss festgestellt werden, ob es sich um einen Teilausfall des Systems handelt oder um einen Komplettausfall. Je nachdem, welche Variante vorliegt, müssen die nachfolgenden Schritte angepasst werden.

• Teilausfall

Bei einem Teilausfall kann mit kleinen Einschränkungen weitergearbeitet werden. Gerade bei den meisten Offline-Kassensystemen zählt dazu auch der Internetausfall, da diese Systeme nicht unbedingt auf eine Internetverbindung angewiesen sind.

Sollte die TSE ausfallen, muss dies auf dem Beleg gekennzeichnet und dokumentiert werden. Zudem sollte sie so schnell wie möglich wiederhergestellt werden. Im Falle eines Belegdruckerausfalls besteht die Möglichkeit, dem Kunden die Rechnung später, zum Beispiel per E-Mail, zuzusenden.

• Komplettausfall

Bei einem Komplettausfall ist das Kassensystem gar nicht mehr einsetzbar, daher muss hier entweder auf eine händische Dokumentation oder auf eine Notfallkasse ausgewichen werden. In diesem Fall sollten unbedingt die bisherigen Daten abgesichert und die Kasse abgeschaltet werden.

Schritt 2: Weiterleitung, Informieren und Dokumentieren

Im zweiten Schritt ist es für beide Ausfallarten wichtig, zu dokumentieren, was der Grund für den Ausfall ist und die Dauer des Ausfalls. Zudem sollte, wenn dies zutrifft, die Zentrale über den Ausfall informiert werden. Kümmern Sie sich umgehend um die Reparatur. Auch Ihre Kunden sollten Sie in beiden Fällen darüber informieren.

Sollte ein Ausfall oder eine Störung mit der TSE bestehen, sollte in diesem Schritt zudem eine Herstellerbestätigung des Ausfalls eingeholt werden, um bei späteren Nachfragen des Finanzamtes abgesichert zu sein. Bei einem Komplettausfall sollen alle Vorbereitungen getroffen werden, um die Umsätze händisch zu erfassen. Stellen Sie zudem alle aktuellen Rechnungen zusammen. Nehmen Sie, falls vorhanden, die Notfallkasse in Betrieb.

Schritt 3: Weiterführung des Betriebs

Im dritten Schritt sollte der Betrieb nach allen Vorbereitungen entweder mit einer Notfallkasse oder analog weitergeführt werden. Das bedeutet auch, den Verkauf genauestens zu dokumentieren sowie Belege und Rechnungen auf Papier auszustellen. Vermerken Sie, wenn Kunden nachträglich einen richtigen Beleg wünschen, damit dieser ihnen zugesendet wird. Im Falle einer analogen Weiterführung des Betriebs gelten zudem die Regelungen einer offenen Ladenkasse. In diesem Schritt ist es wichtig, dass alles genauestens dokumentiert wird, um gesetzliche Regelungen nicht zu verletzen.

Besitzen Sie eine Notfallkasse, können Sie normal weiterarbeiten und gegebenenfalls nur einige Nachbuchungen vornehmen.

Schritt 4: Maßnahmen nach dem Ausfall

Sobald der Ausfall vorüber ist und Sie wieder in den normalen Betrieb übergehen können, ist es wichtig, sämtliche Rechnungen im System nachzubuchen. So haben Sie trotz Ausfall die korrekten Zahlen und statistischen Daten im System hinterlegt und sparen sich im Zweifel das manuelle Einreichen der Belege beim Finanzamt.

Weiterarbeiten trotz Kassenausfall mit Gebert Systems

Auch wenn die Kasse ausfällt, kann der Betrieb nicht einfach geschlossen werden, denn dies würde zu einem großen Umsatzverlust führen. Daher ist es wichtig, dass Sie und auch Ihre Mitarbeiter auf solche Situationen vorbereitet sind. Gehen Sie sicher, dass sowohl die Belegerteilung als auch die ausreichende Dokumentation gesichert und nachvollziehbar sind. So können Sie sicherstellen, dass Ihre Bilanz am Ende stimmt und Sie keine steuerlichen Risiken zu befürchten haben.

Mit den Kassensystemen von Gebert Systems profitieren Sie auch bei einem Kassenausfall von zahlreichen Serviceleistungen. Sollte Ihr System von Gebert Systems einmal ausfallen, steht Ihnen im Notfall einer unserer Mitarbeiter zur Verfügung und hilft dabei, Ihr System so schnell wie möglich wieder in Betrieb zu bringen. Ebenfalls erhalten Sie von uns eine Leihkasse bei Systemausfall. So können Sie Ihr Geschäft bequem weiterlaufen lassen. Mit über 20 Jahren Erfahrung für Kassen- und Wagensysteme bietet Gebert Systems eine große Auswahl an verschiedenen Kassensystemen wie Registrierkassen oder Computerkassen, Kassensoftware und Kassenwaagen zu einem optimalen Preis-Leistungs-Verhältnis. Sie haben noch Fragen zu den Produkten von Gebert Systems oder benötigen eine Beratung? Dann kontaktieren Sie uns gern per Telefon oder Kontaktformular – wir freuen uns auf Ihre Nachricht.