Kassensysteme im Fokus: Technologischer Fortschritt in der Gastronomie

In der dynamischen Welt der Gastronomie sind effiziente Abläufe und hervorragender Service entscheidend für den Erfolg. Moderne Kassensysteme spielen dabei eine zentrale Rolle: Sie optimieren Bestellprozesse, erleichtern die Abrechnung und bieten wertvolle Einblicke in den Geschäftsverlauf. Egal, ob Restaurant, Café oder Bar – ein gutes Kassensystem kann den Unterschied machen. Erfahren Sie, wie Sie Ihren Betrieb auf das nächste Level heben können.

Kassensysteme in der Gastronomie: analog vs. digital – der Unterschied

Heutzutage werden in den meisten Gastronomien digitale Kassensysteme eingesetzt. Früher hingegen waren die Registrierkassen, mit denen man ausschließlich einzelne Rechnungen buchen konnte, gängig. Moderne Kassensysteme bieten eine Vielzahl von weiteren Funktionen, die vor allem in der Verwaltung und Analyse ihre Vorteile mit sich bringen.

Diese Systeme verbinden alle technischen Geräte, von den Tablets für die Aufnahme der Bestellungen und Kartenlesegeräte über Belegdrucker. Die Daten, welche von den einzelnen Geräten aufgenommen werden, werden alle in einer gemeinsamen Cloud abgespeichert. Dort können sie anschließend verwaltet und analysiert werden.

Funktionen von modernen Kassensystemen in der Gastronomie

Digitale Kassensysteme bieten Gastronomien zahlreiche nützliche Funktionen, die weit über das reine Kassieren hinausgehen.

Bestellvorgang bei Gastronomiekassen

Ein zentraler Vorteil ist die effiziente Bestellabwicklung, zum Beispiel durch das Funkbonieren. Mit dieser Funktion können Bestellungen direkt vom Tisch an die Küche oder die Bar an einen externen Bondrucker übermittelt werden, wodurch Wartezeiten reduziert und der Service verbessert werden.

Abrechnung und Kundenverwaltung

Ein weiterer wichtiger Bereich ist die Abrechnung. Digitale Kassensysteme ermöglichen eine schnelle und genaue Abrechnung, was den gesamten Zahlungsprozess für Kunden und Mitarbeiter vereinfacht. Zudem bieten sie umfangreiche Möglichkeiten der Kundenverwaltung. Wiederkehrende Gäste können erkannt, deren Vorlieben gespeichert und gezielte Marketingmaßnahmen umgesetzt werden.

Terminierung und Reservierung

Die Terminierung und Reservierung ist ebenfalls ein entscheidender Vorteil digitaler Kassensysteme. Gäste können online oder telefonisch Reservierungen vornehmen, die direkt ins System übernommen werden. Dies minimiert Doppelbuchungen und sorgt für eine optimale Auslastung des Betriebs.

Mitarbeiterverwaltung bei digitalen Kassensystemen

Auch die Mitarbeiterverwaltung wird durch digitale Kassensysteme erleichtert. Arbeitszeiten können erfasst, Schichtpläne erstellt und die Leistung einzelner Mitarbeiter analysiert werden. Dies trägt zur besseren Organisation und Effizienz des Teams bei.

Warenwirtschaft

Die Warenwirtschaft profitiert ebenso von den modernen Systemen. Bestände können in Echtzeit überwacht und automatisch Bestellungen ausgelöst werden, wenn bestimmte Schwellenwerte erreicht sind. So wird sichergestellt, dass immer genügend Vorräte vorhanden sind, ohne Überbestände zu riskieren.

Buchhaltung und Analyse

Zu guter Letzt bieten digitale Kassensysteme wertvolle Funktionen in der Buchhaltung und Analyse. Durch umfangreiche Statistiken können Umsätze, Ausgaben und andere betriebswirtschaftliche Kennzahlen ausgewertet werden. Dies ermöglicht eine fundierte Entscheidungsfindung und trägt zur langfristigen Optimierung des Betriebs bei.

Welche Vorteile haben digitale Kassensysteme in der Gastronomie?

Mit einem guten Kassensystem können Sie viel Zeit und Geld sparen, da viele Prozesse automatisiert ablaufen und manuelle Arbeiten reduziert werden. Dies führt zu einer effizienteren Arbeitsweise, da Bestellungen schneller aufgenommen und Abrechnungen zügiger durchgeführt werden können. Dadurch bleibt mehr Zeit für die Betreuung der Gäste und die Verbesserung des Service.

Ein weiterer großer Vorteil ist die Sicherheit und Genauigkeit der Daten, was besonders im Hinblick auf die Anforderungen des Finanzamts von Bedeutung ist. Mit einem zuverlässigen Kassensystem brauchen Sie sich keine Sorgen in Bezug auf das Finanzamt machen, da alle Transaktionen lückenlos dokumentiert und gesetzeskonform erfasst werden.

Ferner ermöglicht dir ein modernes Kassensystem, in Echtzeit einen kompletten Überblick über Ihr Geschäft zu gewinnen. Sie können Umsätze, Bestellungen und Lagerbestände jederzeit einsehen und analysieren. Dies hilft Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen und den Betrieb optimal zu steuern.

Besonders nützlich ist auch die einfache Verwaltung des Lagers und der Nachbestellungen. Ein gutes Kassensystem überwacht automatisch die Bestände und erinnert Sie daran, rechtzeitig Nachschub zu ordern. So stellen Sie sicher, dass immer genügend Vorräte vorhanden sind und vermeiden Überbestände sowie Engpässe.

Außerdem bietet die Mehrzahl der digitalen Kassensysteme die Möglichkeit, ihre Funktionen zu erweitern oder einzuschränken. Somit können Sie das System ganz beliebig an Ihre Bedürfnisse und Anforderungen individuell anpassen. Das ist daher sinnvoll, weil jeder gastronomische Betrieb unterschiedliche Anforderungen hat.

Wichtige Kriterien für die Auswahl des perfekten Kassensystems in der Gastronomie

Um sich eine bessere Übersicht über die Anforderungen Ihres Gastro-Gewerbes zu verschaffen, ist es ratsam, ein Lastenheft anzulegen. Dort werden alle Anforderungen für jedes Oberthema zusammengetragen. Bei der Anfertigung des Lastenheftes sollten Sie auch die Meinung des Betriebsleiters und Servicemitarbeiter heranziehen. Sie kennen sich in der Regel am besten mit der Bedienerseite aus.

Finanzamts- und GOBD-Konfirmation

Wenn Sie ein neues Kassensystem für Ihre Gastronomie auswählen, gibt es mehrere wichtige Punkte, die Sie in Ihrem Lastenheft aufnehmen sollten, um sicherzustellen, dass das System Ihren Anforderungen gerecht wird. Zunächst ist die Finanzamts- und GOBD-Konformität entscheidend. Der Hersteller sollte garantieren, dass das System alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

Erreichbarkeit des Supports und Bon-Order Struktur

Die Erreichbarkeit und der Support sind kritische Faktoren. Sie sollten klären, wie und wann der Support erreichbar ist und ob der Ansprechpartner der Händler oder der Kassenhersteller direkt ist. Die Bon-Order Struktur sollte abbildbar sein, um ein effizientes Arbeiten zu gewährleisten. Wichtig ist, dass Bons an den richtigen Stellen und schnell gedruckt werden können.

Gastraum-Struktur, Artikelmanagement und automatische Preisänderung

Die Fähigkeit, die Gastraum-Struktur mithilfe einer Kassensoftware abzubilden und Tische flexibel zu splitten, trägt zur besseren Organisation bei. Das Artikelmanagement sollte standortübergreifend möglich sein, besonders, wenn Sie mehrere Standorte betreiben. Automatische Preisänderungen, wie für Happy Hour oder Mittagsaktionen, sind ebenfalls ein nützliches Feature.

Update-Strategie und Belastbarkeit bei Mehrplatzlösungen

Es ist wichtig, die Update-Strategie zu verstehen: Wie und wann werden Updates gemacht und welche Kosten sind im Preis enthalten oder müssen extra gezahlt werden? Die Belastbarkeit bei Mehrplatzlösungen sollte ebenfalls berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass das System auch bei hoher Auslastung zuverlässig arbeitet.

Bedienbarkeit und Rechnungsstellung

Die Bedienbarkeit des Systems ist ein weiterer wichtiger Punkt. Es sollte benutzerfreundlich und leicht verständlich sein. Bei der Rechnungsstellung muss das System in der Lage sein, alle Kundenwünsche abzubilden und alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, wie etwa den Bewirtungsbeleg ab 250 €.

DATEV-Schnittstelle und Warenwirtschaft

Die Integration bestehender Systeme, wie etwa das Reservierungssystem, sollte problemlos möglich sein. Eine DATEV-Schnittstelle erleichtert die Buchhaltung erheblich. Eine eigene Funktionalität oder zumindest eine Schnittstelle zur Warenwirtschaft ist ebenfalls von Vorteil.

Benutzerzugriffe und moderne Bezahlsysteme

Die Möglichkeit, Benutzerzugriffe individuell zu gestalten und zu verwalten, hilft, Betrugsprävention zu gewährleisten. Schließlich sollte das Kassensystem in der Lage sein, moderne Bezahlsysteme zu unterstützen, um den Anforderungen der Kunden gerecht zu werden.

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Kassensysteme für die Gastronomie: Fehler bei der Auswahl

Wenn Sie sich dazu entscheiden, Ihr Gastro-Gewerbe mit einem neuen digitalen Kassensystem auszustatten, sollten Sie auf jeden Fall nicht in den Sparmodus gehen. Vor allem deswegen, weil es sich hier um den wichtigsten Datenlieferanten Ihres Restaurants handelt. Kaufen Sie jedoch auch nicht einfach das teuerste Kassensystem, sondern achten Sie auf das Preis-Leistungs-Niveau.

Ein weiterer wichtiger Faktor ist das Material, aus dem das mobile Bestellgerät besteht. Dieses sollte vor allem robust gegenüber dem stressigen Alltag sein und so manche Unfälle standhalten. Geht das Gerät beispielsweise nach dem Herunterfallen einmal kaputt, kann das Tagesgeschäft zum Stocken kommen. Somit muss ein neues Gerät angeschafft werden, womit wieder neue Kosten entstehen. Bringen Sie stattdessen Schutzfolien und -hüllen an das Gerät an, um mögliche Schäden zu vermeiden.

Achten Sie beim Kauf eines neuen Kassensystems auch auf die Schnittstellen, welche der Händler Ihnen anbietet. Ziehen Sie sich außerdem einen IT-Spezialisten zur Seite, um festzustellen, ob auch alle Daten automatisch und vollständig übertragen werden. Wenn Sie diese Daten richtig aufbereiten und analysieren, können Sie sofort bestimmte Maßnahmen treffen, um Ihr Tagesgeschäft zu optimieren.

Bei der Wahl des richtigen Kassensystems sollten Sie auch auf die Zusammenstellung der Mitarbeiter Ihres Restaurants achten. Ausgebildete Mitarbeiter sind die Arbeit mit modernen Kassensystemen gewohnt, während Aushilfen an die Bedienung dieses Systems langsam herangeführt werden.

Ältere Mitarbeiter könnten ebenfalls bei der Arbeit mit digitalen Kassensystemen auf ihre Grenzen stoßen. Haben Sie sich einmal für ein bestimmtes Kassensystem entschieden, gilt es, Ihre Mitarbeiter in vollem Umfang an die Bedienung des neuen Systems anzulernen, damit das Tagesgeschäft so reibungslos wie möglich ablaufen kann.

Kassensysteme für die Gastronomie bei Gebert Systems anfordern

Digitale Kassensysteme sind das A und O in der heutigen Gastronomie. Sie lieferten eine große Anzahl von wichtigen Datenmengen, welche im Anschluss analysiert werden können. Aus dieser Analyse kann ein Maßnahmenplan entwickelt werden, um das Tagesgeschäft zu optimieren und den Umsatz zu steigern. Die Kundenzufriedenheit kann zudem durch eine schnelle Bestellungsaufnahme und Rechnungsabwicklung gesteigert werden.

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