Die Bonpflicht in Deutschland: Was ist sie, ab wann gilt sie und was sollten Sie beachten?

Die Bonpflicht, auch als Belegausgabepflicht bekannt, ist eine gesetzliche Vorgabe, die im Jahr 2020 in Deutschland in Kraft getreten ist. Diese Regelung betrifft nahezu alle Unternehmer, die ein elektronisches Kassensystem verwenden. In diesem Blogbeitrag werden wir ausführlich erklären, was es mit der Bonpflicht auf sich hat, ab welchem Zeitpunkt sie gilt und welche Aspekte Unternehmer beachten müssen, um die Anforderungen des Gesetzes zu erfüllen.

Was versteht man unter der Bonpflicht?

Die Bonpflicht, auch Belegausgabepflicht genannt, ist eine rechtliche Verpflichtung, die vom Kassengesetz vorgeschrieben wird.

Der Begriff „Bon“ in der Bonpflicht bezieht sich auf den Kassenbon oder Beleg, der dem Kunden ausgehändigt werden muss. Somit bezieht sich die Bonpflicht auf die Verpflichtung, einen Beleg auszugeben. Unter der Belegausgabepflicht versteht man dagegen den rechtlichen Begriff, der diese Verpflichtung beschreibt. In der Praxis werden beide Begriffe verwendet, um auf die gesetzliche Anforderung zur Ausgabe von Belegen bei Geschäftstransaktionen hinzuweisen.

Jeder Unternehmer, der elektronische Kassen verwendet, ist dazu verpflichtet, seinen Kunden beim Kauf von Waren oder Dienstleistungen einen Beleg auszuhändigen. Dieser Beleg dient als Nachweis für die Transaktion und soll die ordnungsgemäße Dokumentation von Geschäftsvorgängen sicherstellen.

Das Ziel der Bonpflicht besteht darin, Kassenmanipulationen zu erschweren und Steuerhinterziehung zu verhindern. Das Finanzamt überwacht die Einhaltung der Belegausgabepflicht und kann bei Verstößen entsprechende Maßnahmen ergreifen.

Was ist bei der Bonpflicht zu beachten?

Die Belegausgabepflicht ist eine wichtige gesetzliche Vorgabe, die Unternehmer sorgfältig beachten müssen, um gesetzestreu zu handeln. Hier sind einige wichtige Aspekte, die bei der Umsetzung der Bonpflicht zu beachten sind:

Vollständige Angaben auf dem Kassenbeleg

Jeder Kassenbeleg muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen. Dazu gehören der vollständige Name und die Anschrift des Unternehmens, das Ausstellungsdatum des Belegs, die Art und Menge der verkauften Produkte oder Dienstleistungen sowie der Rechnungsbetrag und der angewandte Steuersatz.

QR-Code und weitere Angaben

Zusätzliche Angaben, wie der Zeitpunkt des Kassenvorgangs und eine eindeutige Transaktionsnummer, sind über einen QR-Code auf dem Kassenbeleg abzurufen. Diese Informationen sollen die Nachvollziehbarkeit und Sicherheit der Transaktionen gewährleisten.

Elektronischer Beleg oder Papierbeleg

Unternehmer können selbst entscheiden, ob sie den Kassenbeleg in elektronischer oder Papierform ausgeben. Wichtig ist, dass die Signierung durch die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) vor der Ausgabe abgeschlossen wurde und der Beleg unmittelbar zur Verfügung steht. Bei elektronischen Belegen muss der Kunde die Möglichkeit haben, diesen in einem standardisierten Format, beispielsweise als PDF, zu erhalten.

Mitarbeiter informieren

Es ist entscheidend, alle Mitarbeiter rechtzeitig über die Belegausgabepflicht zu informieren. Jeder Angestellte sollte wissen, dass er verpflichtet ist, Kassenbelege auszugeben, selbst wenn der Betrieb von der Bonpflicht befreit ist.

Bonrollen verfügbar halten

Firmen, die Papierbelege ausgeben, sollten stets ausreichend Bonrollen auf Lager haben. Ein Engpass in diesem Bereich kann bei unangekündigten Kassenprüfungen problematisch werden.

Automatischen Bondruck einstellen

Um sicherzustellen, dass keine Bons vergessen werden, ist es ratsam, die Kassensoftware auf den automatischen Bondruck einzustellen. Dadurch wird sichergestellt, dass bei jeder Transaktion automatisch ein Beleg erstellt wird.

Rechnungen per E-Mail

Für Firmen, die nachhaltig handeln möchten, ist die Option, Rechnungen per E-Mail zu versenden, eine umweltfreundliche Alternative. Es ist wichtig, diese Option entsprechend einzustellen und die Kunden über die Möglichkeit zur E-Mail-Zustellung zu informieren.

Digitale Bons bei Gebert Systems – zeitgemäß und umweltfreundlich

Bei Gebert Systems bieten wir innovative Lösungen für die Bonausgabe. Unsere Kassensysteme ermöglichen die Ausgabe digitaler Bons über QR-Codes, was den Belegprozess beschleunigt und die Effizienz steigert. Zudem sind diese digitalen Bons gesetzeskonform und tragen zur Reduzierung von Papiermüll bei. Nicht nur bieten unsere Kassen mit papierloser Belegausgabe hygienische und kontaktlose Optionen, sondern die Kunden können auch ihre digitalen Bons leicht verwalten, was die Ausgabenüberwachung erleichtert.

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