Digitale Quittung – die moderne Alternative zum Papier

Seit dem 1. Januar 2020 gilt in Deutschland laut dem Kassengesetz eine Belegausgabepflicht, welche Geschäfte mit einem elektronischen Kassensystem verpflichtet, bei jeder Transaktion eine Quittung auszustellen. Dabei driften die Meinungen zur Bonpflicht auseinander – während sie einige für notwendig erachten, um Steuerbetrug einzugrenzen, gibt es auch einige Kritik, da sie eine enorme Steigerung des Papierverbrauchs mit sich bringt. Allein in Deutschland sind es laut Schätzungen jährlich mehrere Milliarden Bons, die in den Müll wandern.

Die digitale Quittung gewinnt in der modernen Geschäftswelt somit immer mehr an Bedeutung. Sie hat dabei durchaus ihre Berechtigung, denn der Gesetzgeber schreibt im Kassengesetz lediglich eine allgemeine Ausstellung eines Bons vor, nicht aber das Medium, über das er ausgestellt wird. In diesem Artikel erhalten Sie nützliche Informationen über die digitale Quittung – von der Nutzung über die Vorteile bis hin zur Umsetzung in Ihrem Unternehmen.

Was ist ein Kassenbon und warum brauchen wir ihn?

Der Kassenbon ist ein gesetzlich vorgeschriebener Nachweis über einen getätigten Kauf. Er beweist die ordnungsgemäße Abwicklung einer Transaktion und wird für Reklamationen oder Garantiefälle benötigt. Zudem spielt er eine wichtige Rolle in der Buchhaltung und Steuerdokumentation von Unternehmen, da er als Nachweis der Einnahmen gilt.

Allerdings bringt der klassische Papierbon einige Nachteile mit sich: Er kann leicht verloren gehen, verursacht hohe Produktions- und Energiekosten und ist oft mit gesundheitsschädlichen Stoffen wie BPA beschichtet, was ihn umweltschädlich macht. Eine digitale Quittung stellt hier eine sinnvolle Alternative dar, da sie denselben rechtlichen Nachweis erbringt, jedoch deutlich praktischer und umweltschonender ist.

Welche Form kann die digitale Quittung haben?

Die elektronische Form einer Quittung liegt, wie der Name schon vermuten lässt, digital vor. Jedoch ist es abhängig vom System, für welches sich der Anwender entscheidet, wie die Quittung aufgebaut ist. Heutzutage bieten zahlreiche Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme integrierte Vorlagen für digitale Quittungen an. Alternativ können Unternehmen auch eine eigene interne Vorlage nutzen, wobei darauf geachtet werden sollte, dass alle für das Amt erforderlichen Angaben enthalten sind. Zudem besteht die Möglichkeit, eine individuelle Vorlage in Word oder Excel für die Quittung zu erstellen und diese bei Bedarf als PDF zu speichern, auszudrucken oder per E-Mail zu versenden.

Deshalb überzeugt die digitale Quittung

Eine digitale Quittung bietet eine Reihe von Vorteilen, die den Einkaufsprozess erheblich erleichtern. Sie lassen sich bequem aufbewahren, dadurch müssen Kunden keine Papierbelege mehr sammeln und können ihre digitalen Quittungen ganz bequem auf ihrem Smartphone oder einer speziellen App speichern. Dadurch ermöglichen die digitalen Quittungen eine bessere Übersicht, da sie nach Datum, Produkt oder Geschäft kategorisiert werden können. Zudem wird die Rückgabe von Produkten oder die Geltendmachung von Garantien deutlich vereinfacht.

Auch im Bereich Nachhaltigkeit ist die digitale Quittung wegweisend, da Unternehmen, welche auf die digitalen Kassenbons setzen, ihren Papierverbrauch beachtlich reduzieren und somit zum Schutz der Umwelt beitragen. Da keine physischen Belege mehr gedruckt werden müssen, entfallen zudem die Kosten für Druckerwartung und Bonrollen. Das spart nicht nur Betriebskosten, sondern reduziert auch den ökologischen Fußabdruck der Unternehmen, was sich positiv auf das Image und die Reputation auswirkt.

Der Sicherheitsaspekt ist ebenfalls nicht zu unterschätzen. Digitale Quittungen werden verschlüsselt und bieten eine höhere Datensicherheit als Bons aus Papier, die gestohlen oder gefälscht werden können.

Die Vorteile einer digitalen Quittung auf einen Blick

Für Kundinnen und Kunden:

• Bequeme Aufbewahrung und schneller Zugriff: Digitale Quittungen werden direkt auf dem Smartphone gespeichert und sind somit jederzeit einfach zugänglich.
• Bessere Übersicht: Quittungen können nach verschiedenen Kategorien geordnet werden, sodass Sie den Überblick nie verlieren.
• Erleichterte Rückgabe und Garantie: Eine digitale Quittung ist immer zugänglich und erleichtert den Prozess der Rückgabe von Produkten sowie der Geltendmachung von Garantien.
• Schnellerer Zahlungsprozess: Digitale Quittungen können als Teil eines bargeldlosen Zahlungsmittels integriert werden, was den gesamten Bezahlprozess vereinfacht.
• Erhöhte Sicherheit: Aufgrund von Verschlüsselungen bietet eine digitale Quittung erhöhte Datensicherheit auf Bons und kann nicht gestohlen oder gefälscht werden.

Für Unternehmen:

• Reduzierung von Papierverbrauch: Da keine Papierrollen mehr benötigt werden, wird der Verbrauch stark reduziert, was zur Verringerung der Umweltverschmutzung beiträgt.
• Reduzierung der Betriebskosten: Keine zusätzlichen Betriebskosten durch die Wartung der Druckermaschinen.
• Verbesserung des Images: Das Unternehmen wird durch die Nutzung von digitalen Quittungen als nachhaltiger wahrgenommen, was eine Verbesserung des Images mit sich bringt.
• Bessere Kundenzufriedenheit: Durch die Vereinfachung des Prozesses mit digitalen Quittungen wird die Kundenzufriedenheit gesteigert. Somit können auch langfristig Kunden an das Unternehmen gebunden werden.
• Steigerung der Effizienz: Durch eine digitale Abwicklung werden Bezahlprozesse effizienter.
• Verbesserung des ökologischen Fußabdrucks: Durch den Verzicht auf Papier sowie die Einsparung zusätzlicher Energieaufwände wird der ökologische Fußabdruck des Unternehmens verbessert.

Fazit – die digitale Quittung als Wegbereiter für eine moderne Zukunft

Eine Implementierung einer digitalen Quittung in Ihr Unternehmen ist einfacher, als man denkt. Moderne Systeme wie Registrierkassen, Touchkassensysteme oder Computerkassen sind darauf ausgelegt, digitale Quittungen zu unterstützen. Dadurch ermöglichen Sie Ihren Kundinnen und Kunden innerhalb kürzester Zeit, Belege digital zu empfangen und ein Papierchaos zu vermeiden. Einige Einzelhändler haben bereits erfolgreich den Umstieg auf digitale Quittungen vollzogen und berichten von einer deutlichen Reduktion der Papierkosten und einer erhöhten Kundenzufriedenheit.

Dank unserer Kassensysteme können Sie sich darauf verlassen, dass Ihr Unternehmen sicher und zukunftsorientiert aufgestellt ist. Unsere Lösungen sind individuell auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt und bieten Ihnen die nötige Freiheit, um Ihr Geschäft zu optimieren.

Haben Sie Fragen zu den digitalen Quittungen? Dann nehmen Sie gern Kontakt zu den Experten von Gebert Systems auf. Vertrauen Sie auf unsere verschiedenen Kassensysteme und sehen Sie sich auch gern unsere weiteren Branchenlösungen an.