GoBD und Kassensicherungsverordnung – was müssen Sie beachten?

Wenn Sie im Begriff sind, sich ein elektronisches Kassensystem anzuschaffen, sind Sie sicherlich schon über die sperrigen Begriffe GoBD und Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) gestoßen. Beides sind rechtliche Vorgaben, welche die Anforderungen für ein elektronisches Kassensystem festlegen. Doch wie sind die Verordnungen zu verstehen und wie stellen Sie sicher, dass Ihre Kasse regelkonform ist, sodass Sie keine Probleme mit dem Finanzamt bekommen? In unserem Ratgeber klären wir Sie auf.

Was bedeutet GoBD?

GoBD ist die Abkürzung für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.“ In der GoBD wird also zusammengefasst, wie Sie als Unternehmer Ihre finanziellen Vorgänge digital erfassen müssen, damit das Finanzamt darauf ordnungsgemäß zugreifen kann. Alle Finanzvorgänge, wie etwa Zahlungseingänge, der Kauf von Waren, die Auszahlung von Löhnen oder eine Geldabhebung vom Geschäftskonto müssen GoBD-konform erfasst und für das Finanzamt bereitgestellt werden. Auf diese Weise soll sichergestellt werden, dass alle steuerrelevanten Daten korrekt digital abgespeichert werden.

Diese Pflichten zur korrekten Aufbewahrung von Finanzdaten existieren in Form der Buchführungspflichten (zur analogen Archivierung von Finanzdaten) schon länger. Mit der GoBD wird nun festgelegt, wie diese Buchführungspflichten digital umgesetzt werden müssen.

Das sind die wichtigsten GoBD-Inhalte:

• Elektronische Aufbewahrungspflicht: Die für das Finanzamt relevanten Daten müssen über 10 Jahre zur Überprüfung aufbewahrt werden. Bei einer elektronischen Datenerfassung darf das nicht in Papierform geschehen, sondern muss digital sein.
• Nachvollziehbarkeit & Nachprüfbarkeit: Das Finanzamt muss jederzeit auf die Daten zugreifen können, um sie auszulesen. Dabei muss jeder einzelne Geschäftsvorfall aufgezeichnet werden, damit alle finanziellen Veränderungen vom Finanzamt lückenlos nachvollzogen werden können.
• Vollständigkeit und Richtigkeit: Alle finanziellen Vorgänge, die in Ihrem Unternehmen anfallen, müssen auch gespeichert werden. Man darf also nicht nur einen Teil der erfassten Daten speichern und manche Daten weglassen.
• Unveränderbarkeit: Die Daten dürfen nachträglich nicht veränderbar sein, man darf also die Daten zum Beispiel nicht einfach in einer Excel Datei speichern (diese könnte man hinterher ja noch verändern).
• Zeitgerechte Buchung: Jeder finanzielle Vorgang muss so schnell wie möglich aufgezeichnet (gebucht) werden. Bei Kassen muss diese Buchung täglich geschehen.

Was bedeutet KassenSichV?

KassenSichV bedeutet Kassensicherungsverordnung. Die KassenSichV ist eine Erweiterung der GoBD und definiert noch einmal gesondert, wie die Daten von elektronischen/computergestützten Kassensystemen erfasst werden müssen. Hier sind ebenso die wichtigsten Inhalte kurz zusammengefasst:

Das sind die wichtigsten Inhalte zur Kassensicherungsverordnung

• Jede Kasse muss eine „Technische Sicherungseinrichtung“ (TSE) besitzen, damit deren Daten nicht manipuliert werden können. Die TSE versieht jede Transaktion mit einer digitalen Signatur, die nicht mehr verändert werden kann. Die Transaktionen können dabei entweder auf einer zertifizierten Hardware TSE (ähnlich einem USB-Stick) oder einer digitalen Cloud TSE gespeichert werden.
• Belege müssen direkt nach einer Kaufaktion ausgegeben werden (können auch digital ausgehändigt werden).
• Daten müssen über eine genau definierte Export-Schnittstelle dem Finanzamt zur Verfügung gestellt werden.

Was sollten Sie bei der Anschaffung eines Kassensystems konkret beachten?

Damit Ihr elektronisches Kassensystem regelkonform funktioniert, muss es die Anforderungen erfüllen, die in der GoBD und der Kassensicherungsverordnung festgehalten sind. Wenn dies der Fall ist, erfolgt sowohl Ihre elektronische Buchführung als auch die Erfassung und Speicherung Ihrer Kassendaten auf korrekte Weise. Damit können alle steuerrelevanten Daten lückenlos erfasst werden und Sie bekommen keinen Ärger mit dem Finanzamt.

Die speziellen Vorgaben an ein elektronisches Kassensystem sind für Laien meist schwer durchschaubar und verwirrend. Wir empfehlen daher, die Kasse von einem vertrauenswürdigen Anbieter zu kaufen, bei dem Sie sicher sein können, dass die GoBD und die Vorgaben der Kassensicherungsverordnung auf jeden Fall erfüllt sind. So können Sie sich auf Ihr Geschäft konzentrieren, in dem sicheren Wissen, dass eine ordnungsgemäße Kassenführung sichergestellt ist.

GoBD- und KassenSichV-konforme Kassen bei Gebert Systems

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