Die Vielfalt und Unterschiede der in Deutschland angebotenen Kassensysteme

Optimieren auch Sie Ihren Geschäftsablauf mit dem passenden Kassensystem! Ein Kassensystem sollte dem Unternehmen und den Mitarbeitern vor allem in einem Punkt helfen: den Arbeitsalltag zu erleichtern. Es soll alle Arbeitsabläufe effizienter machen und den Verkaufsprozess beschleunigen. In diesem Ratgeberbeitrag erhalten Sie einen Überblick über die in Deutschland angebotenen Kassensysteme.

Von traditionellen offenen Ladenkassen bis hin zu modernen POS- und Tablet-Kassensystemen – erfahren Sie alles über die Vor- und Nachteile jeder Variante und finden Sie heraus, welches System am besten zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt.

Das sollten moderne Kassensysteme bieten

Die Auswahl des richtigen Kassensystems ist entscheidend für den reibungslosen Ablauf eines Unternehmens, da es nicht nur den Verkaufsprozess effizient gestaltet, sondern auch wichtige Daten zur Umsatzentwicklung, zu Lagerbeständen und dem Kundenverhalten liefert. Es ermöglicht eine präzise Abrechnung, erleichtert die Buchhaltung und hilft bei der Optimierung von Geschäftsabläufen. Als Unternehmer kommt man an dem Thema Kassensystem nicht vorbei, denn man möchte schließlich das Einkaufserlebnis für sich und seine Kunden so angenehm wie möglich gestalten sowie Kosten und Aufwand möglichst gering halten.

Zudem kommt es bei den immer strenger werdenden Vorschriften der Finanzbehörden vor allem darauf an, gesetz- und finanzamtkonform abzurechnen und dabei so wirtschaftlich wie möglich zu arbeiten. Neben den traditionellen offenen Ladenkassen, haben sich in den letzten Jahren PC-Kassen und elektronische Registrierkassen durchgesetzt. Doch immer beliebter werden POS-Kassensysteme und iPad-Kassensysteme, da sie vielfältigere Funktionen und eine moderne Technologie bieten, die für verschiedene Branchen von Vorteil sind.

Welche Arten von Kassensystemen gibt es?

1.      Offene Ladenkassen

Offene Ladenkassen sind traditionelle Kassensysteme, bei denen die Transaktion manuell erfasst werden. Sie sind einfach zu bedienen und erfordern keine Schulung für das Personal. Allerdings sind sie anfälliger für Fehler und Betrug sowie weniger effizient als elektronische Systeme.

2.      Elektronische Registrierkassen

Elektronische Registrierkassen sind eine Weiterentwicklung der offenen Ladenkassen und bieten zusätzliche Funktionen wie die automatische Berechnung von Steuern sowie eine Berichterstellung. Jedoch wird dabei die Artikelnummer eines Produktes vom Mitarbeiter eingegeben und anschließend taucht der passende Preis auf. Die elektronische Registrierkasse rechnet automatisch die Summe aller Einkäufe zusammen und das Geldfach öffnet sich, wenn der vom Kunden erhaltene Betrag eingegeben wird. Durch die manuelle Eingabe der Artikelnummern können jedoch leicht Fehler entstehen und ein Betrug wäre auch nicht schwer. Das Finanzamt steht diesen Kassen eher misstrauisch gegenüber und prüft deshalb hier die Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung besonders gern sowie ganz genau. Des Weiteren muss jede elektronische Registrierkasse in Deutschland seit spätestens Anfang 2023 über eine zertifizierte TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) verfügen. Viele der älteren elektronisch-mechanischen Registrierkassen lassen sich nicht mit einer TSE ausrüsten, sind damit nicht mehr finanzamtkonform und sollten daher nicht weiter benutzt werden.

3.      PC-Kassen

PC-Kassen sind Computer-basierte Kassensysteme, die eine spezielle Software verwenden, um Transaktionen zu verarbeiten. Sie bieten eine Reihe von grundlegenden Funktionen wie das Erfassen von Einkäufen, das Drucken von Belegen, eine einfache Bestandsverwaltung, eine Berichterstellung und Kundenverwaltung. Der Kassiervorgang ist ähnlich wie bei einem elektronischen Kassensystem, allerdings mit dem Unterschied, dass die Artikel bereits in die Software eingespeist sind und deshalb nicht manuell eingegeben werden müssen. Bei den meisten PC-Kassen lassen sich auch zusätzliche Hardwarekomponenten wie Bondrucker und Scanner in das System einbinden. Vorteile von PC-Kassen bestehen in ihrer Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens. Da der Computer jedoch in der Regel nur mit einem bestimmten Betriebssystem läuft, muss die Kassensoftware regelmäßig darauf abgestimmt werden. In vielen Branchen haben die PC-Kassen bereits ausgedient, weil sich Tastatur und Maus an Tagen, an denen es besonders schnell gehen muss und hektisch im Laden wird, nicht als besonders effizient und nützlich erwiesen.

4.      POS-Kassensysteme

POS-Kassensysteme (Point of Sale) bilden, allgemein gesagt, eine Hardware-Software-Kombination, die es ermöglicht, Verkäufe abzuwickeln, Zahlungen anzunehmen und den Lagerbestand zu verwalten. Die Daten zur Warenwirtschaft werden genauso erfasst wie Preise und Abrechnungsszenarien. Sie bieten eine Echtzeitdatenübertragung zwischen verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens, da alle Daten virtuell in einer Cloud gespeichert werden und ermöglichen so eine effiziente Bestandsverwaltung. Falls weitere Filialen zu einem Unternehmen hinzukommen, lassen sich die POS-Kassensysteme problemlos erweitern. Dafür wird lediglich ein neues Endgerät mit der passenden Software benötigt und die einzelnen Informationen können dann bequem aus der Cloud heruntergeladen werden. POS-Kassen umfassen üblicherweise mehrere Hardwarekomponenten wie etwa einen Bildschirm, eine Tastatur, einen Barcode-Scanner, ein Kartenterminal und einen Bondrucker. Der größte Vorteil dieser Kassensysteme ist deren Flexibilität, denn je nach Branche oder persönlichen Anforderungen können unterschiedliche Funktionen wie eine Bestandsverwaltung, eine Transaktionsverwaltung oder eine Berichterstattung hervorgehoben werden. Nachteile können die höheren Kosten sowie die Komplexität der Implementierung sein.

5.      Tablet-Kassensysteme

Tablet-Kassensysteme bilden die modernste Variante der Kassensysteme. Sie nutzen iPads oder Tablets als Kassenhardware, bei denen dann die entsprechende Software installiert wird. Die meisten Tablet-Kassen haben einen enormen Umfang an Funktionen und zählen daher oft zu den POS-Kassensystemen. Die eingesetzte Software erlaubt das Speichern vieler Information zum jeweiligen Produkt. Für Kunden mit einer Kundennummer können außerdem individuelle Rabatte oder Coupons angezeigt werden. Sie sind einfach zu bedienen, verfügen über eine drahtlose Installation und können an individuelle Wünsche angepasst werden. Durch die mobile Einsatzmöglichkeit und handliche Größe können Ladenbesitzer Umsatzstatistiken sowie Inventarlisten auch von zu Hause aus überprüfen. Zusätzlich können sich Mitarbeiter mit einer mobilen Tablet-Kasse völlig frei auf der Verkaufsfläche bewegen. Das Kassensystem dient also nicht nur als Kasse, sondern auch als Informationsquelle und Assistent. Tablet-Kassensysteme haben jedoch Einschränkungen hinsichtlich ihrer Leistungsfähigkeit im Vergleich zu PC-Kassen und müssen regelmäßig geladen werden.

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