Kassennachschau: Mit diesen Tipps kommen Sie sicher durch die Kassenprüfung

Durch die am 01.01.2018 eingeführte Kassennachschau nach §146b Abgabenordnung kann jederzeit ein Prüfer des Finanzamts unangekündigt vor der Tür Ihres Unternehmens stehen und die Herausgabe der Kassenbuchführung sowie den Zugriff auf die Kasse verlangen. Durch den Überraschungsbesuch soll effektiv gegen Kassenmanipulation vorgegangen werden. Wir erklären Ihnen, wie die Kassenprüfung abläuft und wie Sie sich richtig vorbereiten können, damit alles problemlos verläuft.

Was prüft das Finanzamt bei einer Kassennachschau?

Das Finanzamt prüft bei einer Kassennachschau insbesondere, ob alle Einnahmen korrekt erfasst und versteuert wurden. Dabei wird auch überprüft, ob die Kasse den gesetzlichen Anforderungen entspricht und ob alle gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen ordnungsgemäß geführt werden. Kurz gesagt: Es soll überprüft werden, ob Ihre Kassendaten richtig sind. Der Prüfer achtet dabei auf die vollständige Erfassung der Einnahmen und Ausgaben sowie aller Geschäftsfälle.

Überdies schaut er, ob es eine klare Trennung zwischen Einnahmen und Ausgaben gibt, ob die Tagesendsumme und die Umsätze übereinstimmen und ob alle unternehmensrelevanten Daten jederzeit elektronisch auswertbar sind. Wichtig ist auch, dass die Daten der Bons, Kassenzettel und andere Auswertungsdaten 10 Jahre ab Abgabe der Steuererklärung aufbewahrt werden können.

So bereiten Sie sich am besten auf eine Kassenprüfung vor

Um bestmöglich auf eine Kassennachschau vorbereitet zu sein, ist es wichtig, dass alle Unterlagen vollständig sind und ordnungsgemäß geführt wurden. Dazu gehört unter anderem die tägliche Erfassung aller Einnahmen und Ausgaben, die Führung eines Kassenbuchs sowie die Aufbewahrung von Belegen und Rechnungen. Zudem müssen Sie alle Mitarbeiter darüber informieren, wie sie sich im Falle einer Kassenprüfung verhalten sollten. Wichtig ist auch, regelmäßige Schulungen für das Personal anzubieten, um sicherzustellen, dass diese über die korrekte Handhabung der Kassenführung informiert sind. Es bedarf des Weiteren einer logistischen Vorbereitung, damit am Tag einer Kassenprüfung eine verantwortliche Person vor Ort ist, alle relevanten Unterlagen vorhanden sind und die Kassensoftware alle notwendigen Updates erhalten hat. Stimmen Sie sich am besten einmal jährlich mit Ihrem Steuerberater ab, ob Ihre Kassenführung auf dem neusten Stand ist. Sie haben eine Bonpflicht und müssen jedem Kunden für seinen Kauf einen Kassenbon anbieten und bei Bedarf ausstellen.

Ebenfalls muss Ihre elektronische Registrierkasse mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein, damit die digitalen Aufzeichnungen nicht manipuliert werden können. Letztendlich haben Sie ebenso die Pflicht, alle elektronischen Kassen mit Seriennummer, Anzahl und Art des Gerätes dem Finanzamt zu melden.

Ihre Rechte und Pflichten: Das ist bei der Kassenprüfung (nicht) erlaubt

Als Unternehmen haben Sie während der Kassennachschau bestimmte Rechte und Pflichten. Zum einen obliegt Ihnen das Recht einer Identitätsprüfung des Prüfers, dieser muss sich entsprechend ausweisen. Zudem haben Sie die Möglichkeit, einen Bevollmächtigten oder Steuerberater hinzuzuziehen, der bei der Prüfung anwesend ist. Allerdings ist der Prüfer nicht dazu verpflichtet, auf dessen Eintreffen zu warten, bevor er mit der Kassenprüfung beginnt. Bei der Kassennachschau besteht für Sie gegenüber dem Finanzbeamten eine Mitwirkungspflicht.

Das bedeutet, alle Kassenaufzeichnungen und notwendigen Unterlagen müssen vorgelegt werden. Falls diese Unterlagen bei einem Dritten, wie etwa Ihrem Steuerberater liegen, dann muss dieser die Daten nachträglich für das Finanzamt zur Verfügung stellen.

Der Prüfer darf die Kassenunterlagen einsehen und überprüfen, ob diese ordnungsgemäß geführt werden. Des Weiteren darf er technische Überprüfungen an den elektronischen Kassensystemen vornehmen, um mögliche Manipulationen festzustellen.

Es ist dem Prüfer nicht erlaubt, andere Geschäftsbereiche oder -unterlagen zu prüfen, die nicht im Zusammenhang mit der Kassennachschau stehen und er darf Ihr Tagesgeschäft nicht derartig behindern, dass finanzielle Einbußen entstehen. Am Ende der Prüfung muss der Prüfer Ihnen ein Protokoll ausstellen, indem aufgeführt ist, wie das Unternehmen abgeschnitten hat.

Wenden Sie sich bei Fragen zur Kassennachschau an Gebert Systems

Die Kassennachschau ist ein wichtiges Instrument des Finanzamts, um die ordnungsgemäße Buchführung und Versteuerung von Einnahmen im Unternehmen zu überprüfen. Eine sorgfältige Vorbereitung und Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften sind daher unerlässlich, um mögliche Konsequenzen zu vermeiden. Die professionelle Unterstützung durch Ihren Steuerberater oder Rechtsanwalt kann dabei helfen, sich optimal auf eine Kassennachschau vorzubereiten und eventuelle Risiken zu minimieren. Haben Sie Fragen zum Thema? Dann nehmen Sie gern Kontakt zu uns auf, Gebert Systems ist Ihr Kassenspezialist und steht Ihnen jederzeit beratend zur Verfügung.