Einpflege der Produkte in die Warenwirtschaft des Kassensystems
Um Produkte im System zu erfassen, müssen zuerst Warengruppen angelegt werden. Diese dienen dazu, ähnliche Artikel anhand eines gemeinsamen Merkmals wie Herkunft, Zweck, Material oder Sachbereich zusammenzufassen. Die Warengruppe wird im Hauptmenü des Kassensystems erstellt, indem eine neue Gruppe hinzugefügt, benannt und bei Bedarf als Haupt- oder Untergruppe einsortiert wird. Änderungen oder das Löschen der Reihenfolge sind später ebenfalls möglich.
Sobald die Warengruppe erstellt ist, können Sie die Artikel hinzufügen. Dafür legen Sie die Produkte zunächst unter dem Menüpunkt „Produkte“ an und ordnen sie anschließend der passenden Warengruppe zu. Die Artikel können außerdem nach Varianten wie Farbe, Größe oder Form sortiert werden. In vielen Systemen erleichtert eine Suchleiste das schnelle Auffinden von Produkten.
Möchten Sie ein neues Produkt anlegen, benötigen Sie zunächst die grundlegenden Informationen, die sogenannten Stammdaten. Dazu gehören die Artikelnummer, die GTIN/EAN/ISBN und die Bezeichnung. Die Artikelnummer kann automatisch vom System vergeben oder manuell eingetragen werden. Die GTIN/EAN/ISBN, die oft als Strichcode auf der Produktverpackung zu finden ist, ermöglicht das Einscannen und Hinzufügen zum Warenkorb. Die Bezeichnung beschreibt in der Regel den Produktnamen.
Zusätzlich werden allgemeine Daten wie Kurzbeschreibungen, der Hersteller oder die Marke erfasst, die besonders für den Online-Verkauf wichtig sind. Inhalts- und Mengenangaben geben an, welche Verkaufseinheiten (z. B. Stück, Packung, Flasche) und Inhaltsmengen verfügbar sind. Bei gewogener Ware muss die gemessene Menge eingegeben werden.
Produktvarianten ermöglichen es, unterschiedliche Ausführungen eines Artikels – wie Farben oder Größen – im System zu hinterlegen. Darüber hinaus können Steuer- und Preisdaten angegeben werden. Dazu gehört die Mehrwertsteuer, der Einkaufspreis und der Verkaufspreis. Die Marge wird automatisch berechnet, sobald der Einkaufspreis eingetragen ist. Dynamische Preise, die beim Verkauf manuell festgelegt werden, sind ebenfalls möglich.
Schließlich können Sie jedem Produkt einen Lieferanten zuordnen. So erhalten Sie eine Übersicht über die Lieferquelle, die Bestellnummer und das Bestelldatum. Mit diesen Schritten ist das Produkt vollständig im System erfasst und bereit für den Verkauf.