Warenwirtschaft des Kassensystems: Produkte einpflegen

Bei modernen Kassensystemen bildet die Warenwirtschaft das Herzstück. Mit dieser können Produkte schnell und unkompliziert eingepflegt werden. Somit behalten Sie den Überblick über Ihren Warenverkehr und die Zahlungen in Ihrem gesamten Unternehmen. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie dafür vorgehen müssen.

Warum sollten Sie ein Kassensystem mit Warenwirtschaft nutzen?

Mit der Warenwirtschaft können Sie Ihre Produkte verwalten und diese je nach Bedarf kategorisieren und einordnen. Zu jedem Artikel kann dabei eine ausführliche Beschreibung und das passende Bild hinzugefügt werden, wodurch Ihren Verkäufern die Arbeit erleichtert wird. Das Ziel eines guten Warenwirtschaftssystems liegt in der Bereitstellung aller wichtigen Produkte in der richtigen Menge, am richtigen Platz und zur richtigen Zeit. Um das zu gewährleisten, können bei diesen Systemen in wenigen Schritten neue Produkte und Warengruppen eingepflegt werden.

Vorteilhaft an dem Kassensystem mit Warenwirtschaft ist der Überblick über die gesamten Bestände an jeglichen Standorten des Unternehmens. Die Produkte können von Anfang an nur bestimmten Standorten zugeordnet oder in diese aufgeteilt werden. Dadurch erhalten Sie eine Übersicht, welche Produkte an welchen Standorten gebraucht werden und in welchen noch genug Bestand vorhanden ist.

Ein weiterer Vorteil ist das unkomplizierte Einpflegen der Produkte ins Kassensystem. Mit einem benutzerfreundlichen Interface ist es leicht, die Artikel schnell einzupflegen und diese danach zu verwalten.
Auch einzelne Produkte können leichter gefunden werden. Indem Sie Artikelnummern zuordnen, automatisch durch das System oder manuell, ist es leichter, den richtigen Artikel nach dem Einscannen zu finden. Wenn der Barcode des Artikels gescannt wurde, wird der korrekte Artikel in der Produktbibliothek des Kassensystems aufgerufen.

Weiterhin ist es möglich, die Systeme mit einer Erinnerungsfunktion auszustatten. Durch diese erhalten Sie automatisch eine Warnung bei einem knappen Warenbestand oder bei etwaigen Lieferverzögerungen. Des Weiteren erstellen die Systeme der Warenwirtschaft für eine leichtere Planung Statistiken, die die umsatzstärksten Produkte anzeigen. Das erleichtert wiederum die Bedarfsplanung für die folgenden Zeiträume.

Abschließend speichern manche Warenwirtschaftssysteme auch die Kundenhistorie. Dadurch kann die Kundenbindung gestärkt und Treuerabatte gewährt werden.

Einpflege der Produkte in die Warenwirtschaft des Kassensystems

Um Produkte im System zu erfassen, müssen zuerst Warengruppen angelegt werden. Diese dienen dazu, ähnliche Artikel anhand eines gemeinsamen Merkmals wie Herkunft, Zweck, Material oder Sachbereich zusammenzufassen. Die Warengruppe wird im Hauptmenü des Kassensystems erstellt, indem eine neue Gruppe hinzugefügt, benannt und bei Bedarf als Haupt- oder Untergruppe einsortiert wird. Änderungen oder das Löschen der Reihenfolge sind später ebenfalls möglich.

Sobald die Warengruppe erstellt ist, können Sie die Artikel hinzufügen. Dafür legen Sie die Produkte zunächst unter dem Menüpunkt „Produkte“ an und ordnen sie anschließend der passenden Warengruppe zu. Die Artikel können außerdem nach Varianten wie Farbe, Größe oder Form sortiert werden. In vielen Systemen erleichtert eine Suchleiste das schnelle Auffinden von Produkten.

Möchten Sie ein neues Produkt anlegen, benötigen Sie zunächst die grundlegenden Informationen, die sogenannten Stammdaten. Dazu gehören die Artikelnummer, die GTIN/EAN/ISBN und die Bezeichnung. Die Artikelnummer kann automatisch vom System vergeben oder manuell eingetragen werden. Die GTIN/EAN/ISBN, die oft als Strichcode auf der Produktverpackung zu finden ist, ermöglicht das Einscannen und Hinzufügen zum Warenkorb. Die Bezeichnung beschreibt in der Regel den Produktnamen.

Zusätzlich werden allgemeine Daten wie Kurzbeschreibungen, der Hersteller oder die Marke erfasst, die besonders für den Online-Verkauf wichtig sind. Inhalts- und Mengenangaben geben an, welche Verkaufseinheiten (z. B. Stück, Packung, Flasche) und Inhaltsmengen verfügbar sind. Bei gewogener Ware muss die gemessene Menge eingegeben werden.

Produktvarianten ermöglichen es, unterschiedliche Ausführungen eines Artikels – wie Farben oder Größen – im System zu hinterlegen. Darüber hinaus können Steuer- und Preisdaten angegeben werden. Dazu gehört die Mehrwertsteuer, der Einkaufspreis und der Verkaufspreis. Die Marge wird automatisch berechnet, sobald der Einkaufspreis eingetragen ist. Dynamische Preise, die beim Verkauf manuell festgelegt werden, sind ebenfalls möglich.

Schließlich können Sie jedem Produkt einen Lieferanten zuordnen. So erhalten Sie eine Übersicht über die Lieferquelle, die Bestellnummer und das Bestelldatum. Mit diesen Schritten ist das Produkt vollständig im System erfasst und bereit für den Verkauf.

Export aus anderen Tabellen

Artikel müssen nicht einzeln in das System eingepflegt werden, sondern können auch als Warenbestände oder -einkäufe über Standardformate wie Excel-Tabellen importiert werden. Dazu wird zunächst eine Vorlage als Excel-Tabelle heruntergeladen und mit den Produktdaten befüllt. Mit wenigen Klicks können die befüllten Tabellen in die Datenbank geladen und die Artikel automatisch im System als verfügbar erkannt werden. Anschließend lassen sich die Produkte den passenden Warengruppen zuordnen.

Warenwirtschaft in Gastronomie und Einzelhandel

Für Gastronomie und Einzelhandel bietet die Warenwirtschaft zahlreiche Vorteile. Da in beiden Branchen der Kunde im Mittelpunkt steht, muss der Verkauf reibungslos funktionieren. Die einfache Bedienbarkeit des Systems erleichtert nicht nur den Alltag, sondern auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

In der Gastronomie liegt ein großer Vorteil in der Flexibilität. Neue Gerichte oder saisonale Speisekarten lassen sich problemlos anpassen. Um Lieferengpässe zu vermeiden, erinnert eine automatische Funktion regelmäßig an fehlende Zutaten oder Getränke, wodurch die Gäste stets zufriedengestellt werden können. Reservierungen können sofort nach einem Kundengespräch ins System eingetragen werden, und Sonderpreise wie Happy Hours lassen sich ebenfalls hinterlegen.

Im Einzelhandel sorgt das System vor allem für Übersichtlichkeit. Es bietet eine klare Darstellung der zurückliegenden Warenlieferungen und der aktuellen Lagerbestände. Verkaufsstatistiken helfen dabei, das Kaufverhalten der Kunden zu analysieren und beliebte sowie weniger gefragte Produkte zu identifizieren. So kann der Warenbestand gezielt optimiert werden. Darüber hinaus ermöglicht das System die Verwaltung von Filialen, Kunden und Mitarbeitern. Auch die Inventur wird durch die übersichtliche Darstellung stark vereinfacht.

Kassensysteme bei Gebert Systems

Die Warenwirtschaft ermöglicht durch benutzerfreundliche Oberflächen und einfache Abläufe eine unkomplizierte Erfassung von Produkten. Der Zeitaufwand für den Export mehrerer Artikel wird dadurch erheblich reduziert, sodass auch größere Datenmengen schnell und effizient verarbeitet werden können. Dank der verbesserten Übersichtlichkeit und Nachverfolgung von Warenbeständen kann zudem eine Umsatzsteigerung erzielt werden. Daher ist sie auch für kleine Unternehmen eine wertvolle Unterstützung und eine lohnende Investition.

In unserem Online-Shop finden Sie eine große Auswahl an Kassen und weiteren Geräten. Wir bieten Kassensoftware von verschiedenen Anbietern mit vielfältigen Modulen sowie Touchkassensysteme und Waagen an.

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