Tagesabschluss bei der Kasse: Darauf müssen Sie achten

Ladeninhabern und Kaufleuten kann er den letzten Nerv rauben und trotzdem oder nicht zuletzt deswegen ist er ein unersetzlicher Bestandteil im täglichen Geschäftsprozess: der Tagesabschluss. Egal, ob im Einzelhandel oder in der Gastronomie, der Tagesabschluss Ihrer Registrierkasse ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern sorgt auch dafür, dass Sie stets einen Überblick über alle Umsätze, Einnahmen und Ausgaben sowie mögliche Differenzen behalten. In diesem Beitrag erfahren Sie alles rund um den Tagesabschluss, dessen Ablauf und worauf Sie besonders achten sollten!

Was ist ein Tagesabschluss? Definition und Zweck

Der Tagesabschluss beschreibt den Prozess am Ende eines Geschäftstages, in dem alle Transaktionen und finanziellen Tätigkeiten eines Unternehmens abgeschlossen und dokumentiert werden. Der Prozess dient demzufolge dazu, den Kassen-Ist-Bestand mit dem Kassen-Soll-Bestand abzugleichen, um mögliche Unstimmigkeiten zu erkennen.

Dabei fungiert der Prozess als Bindeglied zwischen dem täglichen operativen Geschäft und einer ordnungsgemäßen Buchführung. Die Überprüfung und Dokumentation aller geschäftlichen Transaktionen sorgt für eine lückenlose und rechtssichere Buchhaltung, schützt vor Fehlern und schafft einen klaren Überblick über die tagesaktuellen Umsätze.

Der Tagesabschluss erfüllt dabei vier kritische Hauptfunktionen:

Finanzkontrolle und Kassensturz: Vergleich des Bargeldbestands (Soll) und des tatsächlich gezählten Geldes in der Kasse (Ist)
Rechtssichere Absicherung: gesetzlich vorgeschriebene Dokumentation, die finanzamtskonform ist
Buchhaltung: Festschreibung der Tagesbuchungen als unwiderruflicher Abschluss
Betriebswirtschaftliche Auswertung: Überblick über Gesamtumsatz, Umsatzsteueranteile und die gesamte Warenwirtschaft

Warum ist ein korrekter Tagesabschluss bei der Kasse so wichtig?

Der Tagesabschluss ist ein unverzichtbarer Prozess jedes Geschäftstages. Er stellt zum einen die Grundlage für die Buchhaltung und das Controlling dar, sodass Auswertungen, Monatsabschlüsse und Steuererklärungen rechtssicher bearbeitet werden können. Zum anderen schafft der Prozess Transparenz über alle Einnahmen und Ausgaben, indem er einen Überblick über sämtliche finanzielle Tätigkeiten gibt. Dieser Überblick sorgt nicht zuletzt auch dafür, dass Fehler frühzeitig erkannt werden können. Differenzen in der Kasse, falsch erfasste Umsätze, fehlende Belege oder fehlerhafte Buchungen können bei Nichterkennung schwerwiegende Unstimmigkeiten erzeugen.

Welche gesetzlichen Vorschriften gelten beim Tagesabschluss?

Der Tagesabschluss ist eine gesetzlich verpflichtende Anforderung an alle Unternehmen, die täglich Bargeld einnehmen und/oder ausgeben. Der §146 Abs. 1 Satz 2 der Abgabenverordnung (AO) schreibt vor, dass alle Kasseneinnahmen und -ausgaben einmal täglich, an jedem Tag, dokumentiert werden müssen. Bei einer Nichteinhaltung der gesetzlichen Vorschriften drohen bei einer Betriebsprüfung oder Kassennachschau finanzielle Strafen, in Form von hohen Bußgeldern, aber auch rechtliche Konsequenzen, bis hin zu Freiheitstrafen. Zudem kann bei einem fehlenden oder nicht vorschriftsmäßigen Tagesabschluss die Buchführung für nicht ordnungsgemäß erklärt werden, was zu erheblichen Steuernachzahlungen führen kann.

Wie wird ein Tagesabschluss durchgeführt?

Der Tagesabschluss wird einmal täglich, bestmöglich nach Geschäftsschluss, durchgeführt. Dabei sollten Sie die folgenden Schritte beachten, um einen möglichst fehlerfreien Abschluss zu erzielen.

Schritt: letzte Buchung erfassen

Tragen Sie alle noch offenen Bargeld-Transaktionen in Ihr Kassensystem ein. Alle Einnahmen und Ausgaben müssen vollständig mit Belegnummer, Datum und Betrag verbucht sein. Dabei kontrollieren Sie auch, ob für jede Buchung ein Beleg vorliegt.

Schritt: Kassensturz durchführen und Z-Bon lösen

Zählen Sie den gesamten Betrag in Ihrer Kasse. Diese Summe ergibt Ihren Ist-Bestand. Lösen Sie ebenfalls den Tagesendsummenbon (Z-Bon) Ihrer Registrierkasse. Dieser gibt Ihnen einen Überblick über alle erzielten Umsätze des Tages.

Schritt: Soll-Ist-Vergleich

Vergleichen Sie den gezählten Ist-Bestand Ihrer Kasse mit dem Soll-Bestand, den Ihre Kasse ausweist. Dabei können Differenzen, beispielsweise durch fehlerhafte Wechselgelder, vorkommen. Wichtig ist, dass Sie die Ursache der Abweichungen herausfinden und diese eindeutig und korrekt notieren.

Schritt: Festschreibung

Alle Buchungen des Tages müssen festgeschrieben werden. Bei einem Papierkassenbuch erfolgt dieser Schritt, indem Sie den Tagesabschluss unterschreiben und so den Endbestand als Anfangsbestand des Folgetages festsetzen. Bei digitalen Kassenbüchern wird der Tagesabschluss digital getätigt und somit werden alle Buchungen gesperrt.

Schritt: Wechselgeld für den nächsten Tag festlegen

Entnehmen Sie aus den Tageseinnahmen den Wechselgeldbetrag für den nächsten Tag. Dieser Betrag sollte immer konstant sein und stets dokumentiert werden.

Schritt: Belege aufbewahren

Bewahren Sie alle Belege sowie insbesondere den Z-Bon sorgfältig geordnet auf. Elektronische Kassensysteme speichern diese automatisch. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel acht Jahre.

Der Ablauf des Tagesabschlusses hängt zusätzlich von Ihrem Kassensystem ab. Bei manuellen Systemen werden die einzelnen Schritte händisch durchgeführt. So wird beispielsweise der Kassenbestand händisch gezählt. Ursachen von Differenzen werden manuell gesucht und EC-Umsätze müssen manuell verbucht werden. Bei digitalen Kassensystemen erfolgen die einzelnen Schritte automatisch, sodass zum Beispiel Kassendifferenzen direkt automatisch angezeigt und Daten wie der digitale Z-Bon in Cloud-Systemen gespeichert werden.

Tagesabschluss vereinfachen mit digitalen Kassensystemen

Digitale Kassensysteme können Ihren Tagesabschluss erheblich vereinfachen, wodurch Sie nicht nur Zeit sparen, sondern gleichzeitig Rechen- oder Dokumentationsfehler vermeiden können. Digitale Systeme sorgen mit einer integrierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) dafür, dass Ihre Daten vollständig, unverändert und revisionssicher gespeichert werden, sodass Sie alle Anforderungen der GoBD an die Rechtssicherheit ohne Probleme erfüllen. Nahezu alle manuellen Tätigkeiten werden dank digitaler Systeme automatisiert. So sparen Sie zum einen wertvolle Zeit beim Geschäftsabschluss und zum anderen können Flüchtigkeits- und Übertragungsfehler effizient vermieden werden.

Typische Fehler in der Praxis und wie diese zu vermeiden sind

Der Tagesabschluss lässt selbst erfahrene Ladeninhaber häufig verzweifeln, da bereits kleine Flüchtigkeitsfehler zu größeren Unstimmigkeiten im Kassensystem führen können. Die Richtigkeit des Tagesabschlusses ist jedoch maßgeblich, um auch schwerwiegendere Probleme mit dem Finanzamt vermeiden zu können.

Typische Fehler entstehen durch:

Fehler	Richtige Anwendung
Stornierungen nicht korrekt erfasst: Stornierungen werden häufig einfach gelöscht oder überschrieben. Sie werden nicht sauber mit dem System oder der Warenwirtschaft abgeglichen.	Alle Stornobuchungen müssen korrekt und einfach nachvollziehbar im System erfasst werden.
Differenzen und Korrekturen werden nicht dokumentiert: Differenzen zwischen dem Soll- und Ist-Bestand werden einfach ignoriert oder nachträglich ohne weitere Dokumentation korrigiert.	Alle Abweichungen und nachträgliche Korrekturen werden schriftlich, mit einer kurzen Erklärung zur Ursache der Differenz, notiert.
Fehlende, falsch sortierte oder verspätete Belege: Ausgaben für Kleinbeträge wie Parken oder Portoausgaben werden nicht sorgfältig erfasst, es liegen nur unvollständige Eigenbelege vor oder die Belege werden erst Tage später nachgetragen.	Eigenbelege sollten nur in Ausnahmefällen verwendet und bei Verwendung mit den erforderlichen Mindestangaben wie Zeit, Ort und Zweck dokumentiert werden.
Z-Bon nicht täglich auslösen: Im Stress oder an ruhigen Tagen mit wenig Umsatz wird der Tagesabschluss übersprungen, indem der Z-Bon nicht ausgelöst wird.	Das Auslösen des Z-Bons ist fester Bestandteil der Routine zum Ladenschluss. Führen Sie den Tagesabschluss immer, unabhängig vom Umsatz und anderen Faktoren, durch. Fehlende Z-Bons fallen bei einer Kassennachschau sofort auf und können dabei als manipulierte Aufzeichnung gewertet werden.
Nicht erfasste Trinkgelder: Trinkgelder für das Personal werden nicht eindeutig oder gar nicht im Kassensystem getrennt erfasst, wodurch es zu nicht korrekten Fehlbeständen im System kommen kann.	Trinkgelder in bar müssen immer sauber und eindeutig getrennt von der eigentlichen Dienstleistung oder Ware verbucht werden.
Vermischung von Zahlungsarten: Bar- und Kartenzahlungen werden vertauscht eingegeben, sodass unbare Zahlungen mit EC-Karte versehentlich als Bareinnahme im Kassensystem verbucht werden.	Verschiedene Zahlungsarten müssen immer konsequent getrennt voneinander verbucht werden. Bei Fehlern muss die Korrektur immer nachvollziehbar und verständlich dokumentiert werden.

Grundsätzlich entstehen die häufigsten Fehler durch Stress, Flüchtigkeit oder Schusseligkeit. Es ist besonders wichtig, dass Sie Kassenabweichungen immer konsequent auf ihren Ursprung hin überprüfen und alle Abweichungen sowie Änderungen eindeutig dokumentieren. Für einen korrekten Kassenabschluss sollten Sie genug Zeit nach Geschäftsschluss einplanen, da nur ein ordnungsgemäßer Abschluss Ihnen viele Sorgen und Probleme in Zukunft ersparen kann.

Tagesabschluss mit den Kassensystemen von Gebert Systems leicht gemacht

Der Tagesabschluss ist aus gesetzlicher, aber auch aus persönlicher Sicht ein unersetzlicher und entscheidender Bestandteil Ihrer täglichen Geschäftspraxis. Umso wichtiger ist es, dass Sie den Prozess als konsequenten Bestandteil Ihrer Routine zum Geschäftsabschluss einpflegen. Nur so können Sie Flüchtigkeits- oder Schusseligkeitsfehler und infolgedessen schwerwiegende rechtliche Konsequenzen vermeiden.

Als Experte für Kassensysteme bietet Gerbert Systems eine breite Auswahl an Kassensystemen, wie Computerkassen sowie Kassensoftware, sodass Sie die perfekte Lösung für Ihr Unternehmen finden können. Mit unseren Branchenlösungen für die Gastronomie oder den Einzelhandel sind Sie optimal für Ihren Geschäftsalltag ausgestattet.

Haben Sie Fragen zum Tagesabschluss oder dessen Ablauf? Kontaktieren Sie uns jederzeit gerne oder vereinbaren Sie ein individuelles Beratungsgespräch.